Categoría: Polisolicita

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Este video detalla el procedimiento para realizar una solicitud de mobiliario nuevo dentro de la organización. El proceso implica la cumplimentación de información relevante, autorizaciones necesarias y la selección de mobiliario a través de un catálogo disponible. A continuación, se describen los pasos a seguir de manera detallada y estructurada.

1. Preparación de la Solicitud:

• Asunto y Descripción: Inicie completando los campos de asunto y descripción de la solicitud, especificando claramente el propósito y los detalles del mobiliario requerido.
• Responsable de Autorización: Indique el nombre de la persona responsable que autorizará la solicitud de mobiliario nuevo.

2. Ubicación del Mobiliario:

• Especifique con precisión el destino del mobiliario nuevo, incluyendo la ubicación exacta dentro de la organización donde será colocado.

3. Autorización:

• Obtenga la autorización del responsable indicado. Esta autorización se realiza mediante una solicitud formal, asegurándose de seguir los procedimientos internos establecidos para tal efecto.

4. Selección del Mobiliario:

• Acceda al catálogo de mobiliario a través del enlace proporcionado en la plataforma o documentación relevante.
• Descargue y complete el formulario de pedido en formato Excel, disponible en el enlace. Este formulario requiere la inclusión de:
  • Nombre y detalles del responsable que autoriza la aceptación del pedido.
  • Información de contacto del solicitante (nombre, correo electrónico y teléfono).
  • Selección del mobiliario deseado, especificando en las pestañas correspondientes:
    • Tipo de mobiliario.
    • Cantidad requerida.
    • Color y observaciones específicas (por ejemplo, si se desea una silla de color negro).

5. Compilación y Envío de la Documentación:

• Guarde el formulario de pedido completado.
• Complete una solicitud adicional para el mobiliario nuevo, adjuntando:
  • El formulario de pedido en Excel con la selección de mobiliario.
  • Un informe de necesidad justificando la solicitud del mobiliario, donde debe detallarse la necesidad y la ubicación específica de destino, utilizando la plataforma OpenMatch para especificar el código del espacio destinatario (por ejemplo, Rectorado 2S en planta baja).

6. Finalización y Envío:

• Una vez compilada toda la documentación necesaria (formulario de pedido, informe de necesidad, autorizaciones), adjúntela a la solicitud de mobiliario nuevo.
• Envíe la solicitud completa siguiendo el procedimiento estándar para solicitudes dentro de la organización, conocido como «polisolicita».

Este procedimiento asegura una gestión eficiente y ordenada de las solicitudes de mobiliario nuevo, facilitando la correcta autorización, selección y ubicación del mobiliario de acuerdo con las necesidades organizacionales.

Contenido:

Vale, si quisiéramos hacer una reserva de salas, de aulas o de espacios, lo ideal sería que nos viniéramos a la Intranet, en la aplicación de Monnnegre, y aquí tuviéramos un listado de todos los espacios que se pudieran reservar, por ejemplo, pondría la 8H, vería el mes, qué disponibilidad habría para buscar las acciones, ver las reservas, vista general, y ver si hay disponibilidad.

Como no me aparece, yo puedo reservar para mañana, por ejemplo, y poner que yo quiero la 8H, especificar aquí la duración de la reunión, dar explicación de qué tipo de evento quiero realizar, si son reuniones o si son hacer un comentario, y directamente reservarla.

Vale, aquí me aparecería la sala, me aparecería la hora de la reserva y quién la ha reservado. Esta información puede estar oculta, porque si está en rojo yo ya buscaría otras opciones, pero bueno, se puede observar. Podría tener una visión global de cuál es la disponibilidad que hay de espacios en los diferentes lugares y salas de reuniones de la universidad, en abierto. Habrían algunos que requerirían igual una prerreserva, porque bien un centro o un departamento podrían tener el uso inicial para ellos, la prioridad, y luego poder, si ellos no tienen ningún evento, que lo hayan introducido en el calendario, poder prestarlo al resto de comunidad universitaria. Y así agilizaríamos las reservas de espacios en el momento que tuviéramos que hacer convocatorias de reuniones, y sería mucho más ágil y aprovecharíamos y evitaríamos cumplimentar una solicitud de reserva de espacios, bajarnos un Word, cumplimentar ese Word, subirlo y hacer un polisolicita.

Esperar a que la persona responsable reciba, vea si hay disponibilidad. No hay disponibilidad.
No responda la disponibilidad de la sala y nos acepte. Y entonces mandarnos ese polisolicita, que puede llevar, suelen ser rápidos, pero pueden llevar perfectamente a dos días en respondernos. Lo cual ya te retrasa la convocatoria dos días de la misma.

En este caso, las convocatorias de las reuniones suelen ser bastante rápidas,
en el momento que sabemos la fecha y el día, hacerla sin necesidad de esperar a terceras personas que nos acepten, en lugar de celebración, y si no, muchas veces tenemos que poner pendiente de confirmar hasta que recibamos la solicitud de aceptada por parte del responsable.