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Este documento detalla el proceso para cargar la carta de aceptación en la aplicación «AIRE» para estudiantes internacionales entrantes (incoming).
Preparación para la Carga de Documentos
- Contexto Inicial:
- Antes de iniciar el proceso, el estudiante debe haber completado una solicitud a través de la aplicación «AIRE». Tras recibir la aceptación por parte de la institución, la Oficina de Programas Internacionales e Intercambio (OPII) procederá a generar la estancia del alumno y emitir la carta de aceptación.
Procedimiento de Carga de la Carta de Aceptación
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Acceso a la Sección de Estancias Entrantes:
- Navegue a la sección «Estancias», y luego seleccione «Entrantes» para acceder a los registros de estudiantes internacionales que están por llegar.
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Selección del Programa:
- Dentro de la categoría «Programa», especifique «Direct» para filtrar correctamente según el tipo de programa de intercambio en el que el alumno ha sido aceptado.
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Localización del Estudiante:
- Identifique al estudiante que ha sido aceptado y cuya carta de aceptación está lista para ser cargada. Utilice la función de búsqueda ingresando el nombre del solicitante o cualquier otro dato relevante para facilitar la búsqueda. Asegúrese de que el filtro corresponda al curso académico correcto, por ejemplo, 2023-2024.
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Carga de la Carta de Aceptación:
- Una vez localizado el registro del estudiante, procedente, por ejemplo, de Canadá, acceda al icono de edición (simbolizado como un lapicito) asociado a su registro.
- Aunque una copia de la carta de aceptación haya sido enviada previamente por email al estudiante, también se debe subir al sistema «AIRE» para su registro oficial.
- Seleccione la opción «Ver documento adjunto» seguido de «Adjuntar», e indique que el documento a cargar corresponde a una «carta de aceptación» («acceptance letter»).
- Elija el archivo correspondiente, previamente firmado por la directora de la oficina, desde su ubicación de almacenamiento y proceda a cargarlo al sistema mediante la opción «Upload».
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Finalización del Proceso:
- Tras confirmar que el documento se ha cargado correctamente, cierre y guarde los cambios para completar el proceso de carga de la carta de aceptación.
Este procedimiento asegura que la documentación necesaria para los estudiantes internacionales entrantes se gestione de manera eficiente y quede adecuadamente registrada en la aplicación «AIRE».
Transcripción Literal
Hola, buenas. Ahora vamos a explicar cómo se sube la carta de aceptación al AIRE de un alumno incoming.
El alumno previamente, a través del aire, ha realizado una solicitud. Una vez que la universidad, que la escuela de la universidad lo ha aceptado, desde la OPII se genera la estancia. Una vez que se la ha generado y le hemos emitido la carta de aceptación, la vamos a subir al AIRE. Para ello vamos a Estancias, Entrantes, que son nuestros alumnos incomings. Y en Programa tenemos que indicar Direct. Como sabemos cuál es el alumno que ha sido aceptado y la carta ya está firmada por la directora de la oficina, vamos a subírsela al AIRE. En este caso la alumna se llama así. De ese solicitante se puede hacer la búsqueda. Pinchamos fuera. Es del curso académico 23-24. Filtramos.
Y aquí la tenemos. Es una alumna que procede de Canadá. A esta alumna le hemos mandado una copia de la carta de aceptación por email y desde la ficha, desde este lapicito, vamos a subirle la carta, aunque se la hemos enviado por email, también se la subimos aquí en el aire. Ver documento adjunto. Adjuntar. Aquí ponemos que es una acceptance letter. Y vamos a seleccionar el fichero que en este caso lo tengo aquí en esta unidad. Firmado por la directora es esta alumna. Le damos a Upload.
A ver, se está cargando, se sube a aceptar. Y aquí ya podéis ver que la hemos subido. Cerrar y guardar. Así es como subimos una carta de aceptación de un alumna en camino.