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Este video detalla el procedimiento para realizar una solicitud de mobiliario nuevo dentro de la organización. El proceso implica la cumplimentación de información relevante, autorizaciones necesarias y la selección de mobiliario a través de un catálogo disponible. A continuación, se describen los pasos a seguir de manera detallada y estructurada.
1. Preparación de la Solicitud:
- Asunto y Descripción: Inicie completando los campos de asunto y descripción de la solicitud, especificando claramente el propósito y los detalles del mobiliario requerido.
- Responsable de Autorización: Indique el nombre de la persona responsable que autorizará la solicitud de mobiliario nuevo.
2. Ubicación del Mobiliario:
- Especifique con precisión el destino del mobiliario nuevo, incluyendo la ubicación exacta dentro de la organización donde será colocado.
3. Autorización:
- Obtenga la autorización del responsable indicado. Esta autorización se realiza mediante una solicitud formal, asegurándose de seguir los procedimientos internos establecidos para tal efecto.
4. Selección del Mobiliario:
- Acceda al catálogo de mobiliario a través del enlace proporcionado en la plataforma o documentación relevante.
- Descargue y complete el formulario de pedido en formato Excel, disponible en el enlace. Este formulario requiere la inclusión de:
- Nombre y detalles del responsable que autoriza la aceptación del pedido.
- Información de contacto del solicitante (nombre, correo electrónico y teléfono).
- Selección del mobiliario deseado, especificando en las pestañas correspondientes:
- Tipo de mobiliario.
- Cantidad requerida.
- Color y observaciones específicas (por ejemplo, si se desea una silla de color negro).
5. Compilación y Envío de la Documentación:
- Guarde el formulario de pedido completado.
- Complete una solicitud adicional para el mobiliario nuevo, adjuntando:
- El formulario de pedido en Excel con la selección de mobiliario.
- Un informe de necesidad justificando la solicitud del mobiliario, donde debe detallarse la necesidad y la ubicación específica de destino, utilizando la plataforma OpenMatch para especificar el código del espacio destinatario (por ejemplo, Rectorado 2S en planta baja).
6. Finalización y Envío:
- Una vez compilada toda la documentación necesaria (formulario de pedido, informe de necesidad, autorizaciones), adjúntela a la solicitud de mobiliario nuevo.
- Envíe la solicitud completa siguiendo el procedimiento estándar para solicitudes dentro de la organización, conocido como «polisolicita».
Este procedimiento asegura una gestión eficiente y ordenada de las solicitudes de mobiliario nuevo, facilitando la correcta autorización, selección y ubicación del mobiliario de acuerdo con las necesidades organizacionales.