Información sobre el pre-piloto de Julio 2023 REEls UPV
Si quieres participar sigue este enlace: Cómo participar en el piloto REELs UPV procesos administrativos – Reels. Videos cortos de tareas de procesos administrativos, docentes o investigación de la Universitat Politecnica de Valencia (UPV)
Imagínate alguna de estas situaciones. Por ejemplo, hay cambios en tu unidad y una compañera deja el servicio para ocupar una plaza en otro lugar de la universidad. De repente tenéis que intentar capturar y redistribuir el conocimiento específico que tenía vuestra compañera porque era bastante complicado que todos tuvierais el conocimiento de todos los procesos o todas las tareas que desarrollabais en la unidad. O imagínate que acaba de entrar una persona nueva al servicio. Estáis hasta arriba del trabajo porque precisamente estabais esperándola desde hace mucho tiempo y resulta que para que esta persona pueda realizar algo de trabajo tienes que sentarte a su lado e ir explicándole cómo funcionan algunas de las aplicaciones. De modo que, a corto plazo, en lugar de ser una ayuda, es una carga de trabajo extra. O imagínate que te llega una petición en la que tienes que utilizar una aplicación que no utilizas con demasiada frecuencia en tu unidad. Quizás que la usas una o dos o tres veces al año. Esta petición te llega justo cuando estás hasta arriba del trabajo, un pico de carga de trabajo. Como no recuerdas exactamente muy bien cómo se hacían las cosas, las tareas o cómo se utilizaba la aplicación, es algo que igual vas retrasando la ejecución de la tarea, pero al mismo tiempo es de retrasar la ejecución de la tarea que genera un estrés porque dices, esto lo tengo pendiente y no lo acabo. Y justo en un momento donde más tienes el estrés, en un pico alto de trabajo. Y luego resulta que después de estar procrastinando durante una semana o semana y pico en no hacer esa tarea, al final inviertes una hora, hora y media o dos horas intentando recordar cómo se hacían las cosas y una vez lo has recordado resulta que en cinco minutos has conseguido hacer la tarea que tenías que hacer. Eliminar este estrés y reducir esa carga de trabajo extra sería el objetivo que estamos buscando con esta iniciativa. Creemos y queremos comprobar si es cierto que estos mini vídeos que vamos a intentar promocionar nos pueden facilitar la creación y actualización de los manuales de aplicaciones o de tareas de procesos y lo haremos creando mini píldoras en formato vídeo de cómo se usan las aplicaciones. Yo creo que al mismo tiempo esto puede facilitar la formación interna o el trabajo diario del personal de la UPV gracias a la reutilización del conocimiento cuando se abordan tareas poco habituales y también puede servir como acogida o guía cuando se incorporan nuevas personas a las unidades o servicios y quizás seguramente las posibilidades no se agotan ahí y precisamente durante este pre-piloto también queremos identificar algunas necesidades que puedan ayudar a cubrirse con estos mini vídeos. En lo que consiste el proyecto es en grabar vídeos cortos mientras realizas algunas de las tareas de un proceso administrativo, una tarea que la unidad o servicio tiene interés en documentar de alguna forma. En este pre-piloto estamos buscando servicios o unidades en la universidad que quieran que les grabemos unos minutos mientras una persona hace su trabajo habitual en una o dos tareas concretas y al mismo tiempo las va comentando en voz alta o va comentando en voz alta las opciones que va eligiendo en las aplicaciones. Con ello queremos valorar la utilidad, viabilidad y accesibilidad de los materiales que creemos con este formato para decidir si en los próximos meses vale la pena que hagamos un piloto más específico que nos permita contestar estas primeras impresiones. Puedes ver algunos ejemplos de estos mini vídeos en la colección de Riunet que hemos creado para este piloto bien desde el enlace que tienes en la pantalla o a través de escanear el código QR. También vamos a plantearnos en distribuirlos con otros formatos por ejemplo en un blog o en algunas otras opciones para ver cuál de estas opciones es más interesante a la hora de poder recuperar o consultar esta información por parte del personal de la OPV. Todo esto lo vamos a hacer mientras realizas las tareas habituales. Durante ese tiempo el personal de apoyo facilitado por el VPT hará una grabación vía captura de pantalla y este personal también hará el procesamiento posterior de los vídeos, es decir, la eliminación de información sensible si lo viera, subir a los repositorios, la transcripción, el etiquetado, la consulta, el crear quizá un PDF o un manual o un documento a partir de los vídeos. Todo eso lo realizará este personal de apoyo de modo que las personas del servicio no tengan que invertir apenas tiempo adicional al de realizar una tarea que tenían previsto realizar. Nuestra idea es que nosotros vamos a grabaros cuando tengas previsto hacernos la tarea. Si quieres formar parte de este pre-piloto, contactas conmigo como director de área de transformación digital a través de la dirección de correo electrónico que tienes en pantalla y nos pondremos en contacto para concertar una visita a tu servicio y poder concretar los detalles de vuestra participación.
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