Categoría: ERT

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Este vídeo ofrece una guía detallada para el manejo eficaz de los apartados de Notificaciones y Listados en EBRON, asegurando que los usuarios puedan optimizar su uso para mejorar la comunicación y la organización de datos relevantes.

Gestión de Notificaciones

1. Visión General:

• EBRON proporciona un sistema de notificaciones que facilita la comunicación durante todo el proceso. Este sistema incluye avisos de aceptación de solicitudes, rechazos y comunicaciones de sesiones, entre otros.

2. Personalización de Notificaciones:

• Acceda a la primera entrada del apartado de notificaciones para visualizar un listado de todos los avisos emitidos.
• Seleccionar cualquier aviso permite editar y definir el texto deseado para cada comunicación específica.
• Es posible incluir campos dinámicos que recojan datos directamente de EBRON, asegurando que la información proporcionada sea relevante y personalizada.

3. Verificación del Historial de Notificaciones:

• Tras la definición de los alumnos y la finalización de cualquier proceso, es crucial verificar el historial de notificaciones para confirmar que todos los avisos han sido enviados adecuadamente.
• Dado que las notificaciones se encolan, puede haber un desfase temporal en su envío. Si las notificaciones se generan por la mañana, es posible que EBRON continúe enviándolas durante la tarde.
• Para una revisión exhaustiva, defina el rango de fechas de envío y consulte individualmente cada aviso para confirmar su recepción por parte de los destinatarios.

Manejo de Listados

1. Importancia del Apartado de Listados:

• Este apartado es una herramienta esencial para recopilar información significativa, ofreciendo acceso a datos sobre ofertas de trabajo, defensas, y más.

2. Consulta de Ofertas:

• Dentro del apartado de ofertas, es posible visualizar los trabajos creados, indicando cuántos han sido aprobados o rechazados.
• Utilizando el icono de lupa, se puede generar un informe que compila toda la información relevante en un archivo Excel. Este informe facilita la publicación de trabajos en la web de la escuela sin necesidad de procesamiento manual.

3. Información sobre Defensas:

• El apartado de defensas proporciona detalles sobre todas las convocatorias y sesiones asignadas.
• Permite organizar y gestionar la información necesaria para las defensas programadas.

Configuración Adicional

Ubicaciones para Tribunales:

• EBRON incluye una sección de configuración donde se pueden seleccionar las ubicaciones para los tribunales.
• Si la ubicación deseada para una defensa no está predefinida, se puede añadir manualmente para su uso futuro.

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Este procedimiento describe los pasos esenciales para la preparación y gestión eficiente de la documentación requerida y la asignación de ubicaciones durante la fase de defensa de Trabajos Fin de Grado (TFG) o Trabajos Fin de Título (TFT) utilizando el sistema EBRON.

Gestión Documental para Convocatorias de Defensa

1. Preparación de la Estructura Documental:

• Antes de crear una convocatoria de defensa, acceda al apartado de «Gestión Documental» en EBRON para definir la documentación necesaria para la presentación de las defensas.
• Esta documentación puede ser establecida para todas las convocatorias de una Entidad Responsable de Título (ERT) o adaptada a convocatorias específicas.

2. Definición de Documentación Requerida:

• En el apartado correspondiente a la ERT, podrá definir un bloque de documentación que los alumnos deberán presentar.
  • Crear Estructura Documental: Seleccione el bloque deseado y asigne un nombre a la estructura documental.
  • Especificación de Documentos: Defina los documentos que los estudiantes deben subir, diferenciando entre documentación obligatoria y opcional.

3. Importancia de la Documentación:

• La estructura documental establecida será la base para revisar los documentos presentados por los alumnos en sus solicitudes de defensa, garantizando que cumplan con los requisitos necesarios.

Asignación de Ubicaciones para la Defensa

1. Creación de Convocatorias de Defensa:

• Al crear convocatorias de defensa, EBRON cargará automáticamente la estructura documental definida previamente en «Gestión Documental».

2. Configuración de Nuevas Ubicaciones:

• Si durante la asignación de sesiones de defensa se identifica la necesidad de utilizar ubicaciones no predefinidas en EBRON, es posible agregar nuevas localizaciones.
• Acceda al apartado de «Configuración» y seleccione «Ubicaciones», donde podrá incluir tanto espacios internos de la ERT como externos.
• Alta de Espacios: Registre las nuevas ubicaciones necesarias para que el tribunal realice las defensas, asegurándose de que estos espacios estén disponibles para la fecha y hora previstas.

Consideraciones Finales

La adecuada preparación de la estructura documental y la asignación precisa de ubicaciones son pasos cruciales para la organización eficaz de las defensas de TFG/TFT en EBRON. Este proceso no solo facilita la gestión administrativa por parte de la entidad responsable, sino que también proporciona claridad y dirección a los estudiantes sobre los requisitos documentales y logísticos para sus defensas.

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Contenido:

Este documento describe el procedimiento para gestionar las defensas de tesis de estudiantes matriculados en programas de movilidad, tanto para alumnos de la Universidad Politécnica de Valencia (UPV) que realizan estancias en otras instituciones, como para estudiantes de otras universidades que realizan su estancia en la UPV.

Acceso y Gestión de la Movilidad

1. Localización del Apartado de Movilidad: En la barra superior de la interfaz, seleccione el apartado de movilidad, el cual presenta varias opciones en un menú desplegable. Aquí, encontrará dos secciones principales: la definición de la oferta y las convocatorias de defensa.
2. Definición de la Oferta:
   • Dentro del apartado de movilidad, acceda a la sección para definir la oferta de movilidad.
   • Cree dos entradas: una para alumnos de la UPV que estudian en universidades de destino y otra para estudiantes de otras instituciones alojados en la UPV.
3. Creación de un Nuevo Plazo:
   • En la opción de crear plazo, establezca un nuevo período con un nombre descriptivo, como «Alumnos Realizando Estancia Fuera».
   • Seleccione la titulación correspondiente y defina las fechas de inicio y fin del plazo de convocatoria. Este período permite a los estudiantes de la UPV en el exterior subir las propuestas y datos de sus trabajos.
4. Aprobación de Trabajos:
   • Determine la fecha en la que la Comisión Académica de Titulación (CAT) aprobará los trabajos presentados. Esta fecha debe ser posterior al cierre del plazo de presentación.
   • Defina también la fecha límite para la aceptación de propuestas, marcando el fin del proceso de aprobación por parte de la escuela.

Gestión de Convocatorias de Defensa

1. Publicación de la Propuesta:
   • La propuesta puede guardarse como borrador o publicarse directamente. Si se opta por el borrador, es posible publicarla más adelante, acercándose la fecha de inicio.
2. Presentación de Trabajos por los Alumnos:
   • Durante las fechas establecidas, los alumnos presentarán sus trabajos, los cuales aparecerán en el apartado de TFG-TFM.
   • Utilice filtros para seleccionar específicamente los trabajos de alumnos en movilidad y revise la información requerida, como el título y el resumen del trabajo, asegurándose de su corrección antes de guardar.
3. Creación de Convocatorias de Defensa:
   • Regrese al apartado de movilidad para crear las convocatorias de defensa, distinguiendo entre defensas en la UPV y en la universidad de destino.
   • Para defensas en la UPV, siga el proceso descrito en el manual específico de convocatorias de defensa.
   • Para defensas en la universidad de destino, genere una convocatoria general que permita conocer que el alumno defenderá en dicha universidad y subir la documentación necesaria, la cual será requerida por el área de internacionales para su validación.

Publicación y Finalización

• Indique la fecha de inicio de la convocatoria de defensa y, si es pertinente, un plazo extenso para permitir la defensa en universidades con calendarios diferentes al de la UPV.
• La convocatoria puede guardarse como borrador o publicarse directamente, con la opción de editar y publicar posteriormente.

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Contenido:

Una vez que ya hemos creado el tribunal definiendo el día, la hora de inicio, de fin, en lugar de la defensa, nos aparecerá en una línea aquí abajo. Y ahora para poder asignar las sesiones de defensa a los alumnos, lo que tendremos que hacer es en esta línea, tribunal, aquí a la derecha, pinchar en generar sesiones.

Como vemos, antes de pinchar aquí pone que hay cero sesiones. Pinchamos y ya tenemos las ocho sesiones generadas. Finalmente, el último paso es asignar cada sesión a un alumno. Para ello, para seleccionar individualmente a cada alumno la sesión, podemos entrar aquí en consultar trabajos asignados.

Y en este menú de aquí, iremos seleccionando al alumno y seleccionándole la sesión de defensa que nos hayan indicado para el tribunal. Por ejemplo, en este caso, ya todos estos alumnos les hemos asignado sesiones, nos falta este alumno para asignarle la sesión. Lo ponemos aquí, pinchamos en asignar defensa. Nos aparecerá la convocatoria que habíamos creado y nos aparecerán todas las sesiones que están libres todavía para asignar.

En este caso, queremos que este alumno vaya a esta sesión, nos dice la convocatoria que hemos nombrado, el día y la hora. Esta es la sesión que queremos asignar. Le damos asignar selección y ya tenemos el alumno con la sesión definida. Por último, nos queda avisar al tribunal. Ya los alumnos y sus tutores del día a la hora y lugar de defensa.

Para avisar al tribunal, tendremos que entrar nuevamente en esta fila, en el tribunal. Aquí podemos comunicar el nombramiento, que lo hemos podido hacer previamente cuando hemos creado el tribunal.

Muy importante, eso sí que es novedoso aquí. Convocar al tribunal. Al pinchar este botón, les llegará a todos los miembros del tribunal, una notificación el día, lugar, hora, los alumnos que se van a presentar en esa convocatoria y tendrán un enlace con la documentación que han presentado los alumnos para que la puedan revisar.

Para avisar a los alumnos ya los tutores en esta fila nuevamente pintaremos la pestañita está de aquí y nos pondrá y pincharemos en notificar asignaciones pinchando aquí les llegará un aviso a todos los alumnos y tutores con el día, lugar y hora de defensa, con la información. Muy importante si por lo que fuera ocurriera algún problema con el tribunal y hubiera uno de los titulares que no pudiera acudir y hubiera que situar al suplente, vale, habría que definir al suplente. Entraríamos de nuevo en consultar trabajos asignados, seleccionamos los alumnos afectados por ese cambio y aquí en este desplegable podemos pinchar en gestionar tribunal y aquí podríamos, si tuviéramos una lista de suplentes, cambiar y seleccionar decir que este suplente pase a ser titular, que el titular pase a ser titular el suplente y con eso tendríamos resuelta la incidencia también aquí si hubiera que cambiar de ubicación de las defensas también podríamos hacerlo desde este apartado, y con esto habríamos acabado el proceso de defensa.

Si luego posteriormente el tribunal nos consulta o queremos consultar las actas del proceso de defensa al apartado de defensas seleccionar, pues alumnos que ya hayan defendido, y en este apartado de aquí, en este desplegable, podríamos ver los datos de la defensa, donde podríamos ver las notas la nota que han puesto, alguna incidencia, si se le ha solicitado por parte del tribunal que haga una modificación en la memoria o en algo que se le ha sugerido que haga y podemos ver los ODS las competencias transversales, las notas y podríamos descargarnos en ADDA.

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Contenido:

Finalmente, como último paso, vamos a crear los tribunales y vamos a asignar las sesiones de defensa a los alumnos. Nuevamente, para ello, pinchamos en este apartado de convocatorias y tribunales. Y primero es necesario crear los tribunales. Pinchamos en el apartado de tribunales. Seleccionamos la titulación para la cual vamos a crear el tribunal. En este caso, dejamos esta titulación. Y creamos el tribunal de calificación.

Los nombramos. Por ejemplo, podemos decir que es el tribunal 10. Para la titulación. Por ejemplo, el nombre que queramos. Indicamos este tribunal. Las titulaciones para las que queremos que sea aplicada. Si queremos solo para una titulación o si queremos que sea para varias.

Lo hemos quedado marcando o deseleccionando. En este caso, queremos que sea solo para esta titulación. Y guardamos como borrador. Lo guardamos. Y ahora, para indicar los componentes del tribunal, aquí está el tribunal que acabamos de crear.

Está en el apartado borrador, lo editamos y tenemos que ir al apartado de añadir miembro. De este apartado, aparecerán los miembros del tribunal que son los titulares. Y en este otro apartado, los miembros del tribunal que serán suplentes. Simplemente el proceso será pinchar en añadir.

Aquí tenemos un buscador. Vamos al profesor, concreto. Pinchamos en buscar. Seleccionamos el profesor y seleccionamos el rol que va a tener en el tribunal. Por ejemplo, decimos que este profesor va a ser el presidente. Le damos a guardar. Repetimos así, añadiendo el secretario, los vocales. Para los suplentes, es el mismo proceso. Y una vez que finalicemos, podemos guardar. Como borrador del tribunal o lo podemos ya publicar.

En este caso, por ejemplo, lo guardamos como borrador. Cuando vayamos a asignar las sesiones de defensa, veremos que es necesario que previamente hayamos publicado el tribunal. Si está en modo borrador, no nos aparecerá como seleccionado.

Una vez hayamos publicado, podremos comunicar a los miembros del tribunal que van a ser
miembros del tribunal y se les comunicará si son titulares o si son suplentes y el nombre
del tribunal.

Posteriormente que tengamos el tribunal, vamos a asignar las sesiones de defensa. Vamos al apartado de convocatorias de defensa. Seleccionamos la convocatoria con la que estemos actualmente abierta. En este caso seleccionamos esta. Y en el apartado de abajo, dentro de estas pestañitas que hay, seleccionamos añadir turno de defensa.

Vamos a añadir un turno de defensa. Indicamos si es de mañana o tarde. El nombre que va a tener este tribunal de defensa. Este va a ser un tribunal de defensa al que se le van a asignar diferentes sesiones de alumnos para defender. Por ejemplo, podemos decir que se trata del Tribunal 1. Por ejemplo, para la defensa, defensas de los desarticulados. Se puede poner el nombre que se quiera para definirlo y que tengamos claras.

Y ya tenemos listo. Y ya tenemos listo el tema. Seleccionamos. Buscamos el Tribunal. Tribunal 1. Y aquí, muy importante, vamos a decir el día que va a el día que va a ser las defensas. Por ejemplo, el día 20. Las defensas van a empezar a las 8 de la mañana. Y luego a qué hora van a acabar. Pues va a ser el mismo día y van a acabar a la 1. Por ejemplo, si va a haber una pausa en medio, se puede indicar aquí, señalando también la duración de la pausa. Si van a ser todas seguidas, con que se rellenen estos campos es suficiente.

Por último, aquí vamos a indicar la ubicación, dónde van a tener lugar las defensas. Seleccionando aquí, pues en la aula, el salón o el lugar. En caso de que las defensas se vayan a tener lugar por videoconferencia, pincharemos aquí ubicación externa. Y podemos seleccionar, en este caso hemos llamado aula virtual.

Y con esto ya hemos indicado que las defensas serán por videoconferencia. Y la aula es finalizada y le damos a guardar. Y ya tenemos preparado el tribunal.

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Este documento proporciona una guía detallada para crear una convocatoria de defensa en la plataforma Ebron, destinada a los alumnos que han completado su trabajo y están listos para presentar sus defensas.

Inicio del Proceso

1. Acceso a Convocatorias de Defensa:
   • Diríjase al apartado «Convocatorias y Tribunales» en la plataforma Ebron.
   • Seleccione «Convocatorias de Defensa» para iniciar el proceso de creación de una nueva convocatoria.

Creación de la Convocatoria

1. Selección de la Titulación:
   • Elija la titulación específica para la cual desea crear la convocatoria o seleccione todas las titulaciones si la convocatoria debe ser abierta a más de una.
2. Configuración de la Convocatoria:
   • Haga clic en «Crear Convocatoria de Defensa».
   • Asigne un nombre a la convocatoria, por ejemplo, «GTB Noviembre 2023», y establezca la fecha y año correspondiente.

Especificaciones de la Convocatoria

1. Modalidad de Defensa:
   • Defina si la defensa será individual, permitiendo que cada alumno presente su trabajo de forma independiente, o colectiva, para grupos de alumnos.
2. Configuración de Fechas:
   • Establezca la fecha de inicio para la subida de documentación por parte de los alumnos, por ejemplo, el 1 de noviembre a las 7:00 AM.
   • Determine la fecha y hora límite para la presentación de documentación, por ejemplo, el 21 de noviembre a las 23:59.

Duración de las Defensas

1. Tiempo de Exposición y Deliberación:
   • Indique cuánto tiempo tendrá cada alumno para su exposición y las preguntas del tribunal, por ejemplo, 30 minutos.
   • Establezca el tiempo asignado para la deliberación del tribunal después de cada defensa, por ejemplo, 15 minutos.

Configuraciones Adicionales

1. Inclusión de Tutores y Suplentes:
   • Marque si el tutor debe estar en el tribunal y si los suplentes deben activarse automáticamente.

Finalización y Publicación

1. Revisión y Guardado:
   • Revise todos los detalles ingresados y guarde la convocatoria como borrador o publíquela directamente si está lista para ser anunciada.
2. Notificación:
   • Una vez publicada, asegúrese de comunicar a los alumnos y miembros del tribunal las fechas, tiempos, y detalles relevantes de la convocatoria.

Transcripción literal

Vamos a crear una convocatoria de defensa.

Este apartado ya estará destinado a los alumnos que ya han desarrollado su trabajo
y ya quieren presentar sus defensas.

Para ello tenemos que preparar la convocatoria para que puedan subir la documentación para defender. En este caso vamos a la viva, al apartado de convocatorias y tribunales y pinchamos en convocatorias de defensa. Posteriormente seleccionamos la titulación cuya convocatoria queremos trabajar. Por ejemplo, seleccionamos esta y vamos a crear una nueva convocatoria. Ahí pinchamos aquí, crear convocatoria de defensa y la llamamos GTB. Y si queremos definir cuál de todas las definiciones, el año es, pues podemos poner, por ejemplo, noviembre 2023. Ya tenemos definido.

Aquí tenemos en este apartado siguiente que indicar con un check a quién está dirigida esta convocatoria. En este caso hemos seleccionado la titulación, pero igual desde la ERT queremos que la convocatoria sea para todas las titulaciones. Pues seleccionaríamos, marcaríamos con el check todas las titulaciones para las que está abierta esta convocatoria. Con lo cual todos estos alumnos se podrían presentar a esta misma convocatoria.

En este caso queremos que sólo sea para esta titulación. En este siguiente apartado podemos definir si queremos que la defensa sea individual, es decir, que cada alumno presente su defensa, o si queremos que sea convocatoria, o si queremos que sea colectiva. Normalmente, por lo general, se define como individual para que cada alumno presente su trabajo.

Este apartado aquí es un caso muy particular para estas nuevas defensas que están empezando a tener lugar, que son las de los integrados y son para las dobles titulaciones. Con lo cual esto no marcamos nada y lo dejamos porque por lo general serán las defensas para titulaciones simple.

Bueno, y una vez más aquí tenemos la fecha de inicio en la que empezará la convocatoria y que los alumnos podrán empezar a presentar la documentación. Definimos nuevamente la fecha, por ejemplo, como hemos dicho que era noviembre, pues podemos decir que sea el día 1 y la hora que queramos para que empiecen a subir la documentación. Pues día 7, por ejemplo. Y aquí definimos nuevamente la fecha. Y aquí definimos nuevamente la fecha. Y aquí definimos nuevamente la fecha. El último día en que se va a permitir al alumno subir la documentación y presentarse para defender. Por ejemplo, podemos decir que sea el 21, el día 21, y que tenga todo el día para presentar la documentación. Para ello, ponemos hasta las 23.59. Aquí, en este siguiente apartado, vamos a definir los tiempos de la defensa. Es decir, aquí. Y aquí, en este apartado, vamos a decir cuánto tiempo va a estar el alumno defendiendo. Y también esto incluye la explicación con su PowerPoint, las preguntas que le haga el tribunal. Y aquí, en este otro apartado, es el apartado que vamos a dejar al tribunal una vez que el alumno ha acabado su defensa para que delibere sobre el trabajo que ha hecho el alumno.

Entonces, por ejemplo. Esto cada RT define sus tiempos. Y nosotros, por ejemplo, vamos a definir que aquí sea media hora del alumno exponiendo y atendiendo a las preguntas del tribunal. Y aquí, pues que el tribunal tenga un cuarto de hora para deliberar sobre esta defensa.

Tenemos más adelante más apartados, que son casos particulares de psicología. Entonces, si queremos añadir que el tutor en el tribunal se marcaría aquí. Si queremos que se active automáticamente los suplentes del tribunal, también lo podemos poner aquí. Por eso, luego se puede trabajar más adelante también con los suplentes en el tribunal. Y, finalmente, indicamos aquí.

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Vamos a ver ahora la gestión para llevar a cabo las defensas de los TFG-TFM.

Como hay que entrar en varios menús y es un poco más laborioso, vamos a ver inicialmente una visión general.

Primero tendremos que venir a este apartado de aquí para crear las convocatorias de defensa. Las crearemos desde este apartado. Posteriormente, una vez abiertas las convocatorias, tendremos que entrar en este apartado de aquí de defensas cuando se abra la convocatoria para ir revisando las propuestas que se van presentando.

Nos irán apareciendo aquí las propuestas y podremos ir seleccionando según la convocatoria, según la titulación, las propuestas que se van presentando. Finalmente, una vez se cierre el plazo y ya tengamos todas las propuestas revisadas, tendremos que ir nuevamente a este apartado de aquí.

Tendremos que entrar primero aquí al apartado de tribunales para preparar los tribunales.

Una vez estén preparados los tribunales, volveremos otra vez al menú y entraremos en el apartado nuevamente de convocatorias de defensas. Y ya toda la gestión posterior de asignación de sesiones del tribunal se hará desde aquí.

Entraremos en una convocatoria. Haremos seleccionado la titulación que nos interesa. Entraremos en la convocatoria con la que estemos trabajando y aquí nos aparecerá, una vez cerrada la convocatoria, todo este menú nuevo. Y trabajaremos desde aquí.

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Una vez ha cerrado el plazo de los profesores para presentar sus propuestas en la oferta pública y una vez que ya hemos revisado en este apartado todas las propuestas de la oferta pública podemos ir al apartado nuevamente de plazos de oferta para publicar la convocatoria de los alumnos, la convocatoria en la cual los alumnos podrán entrar en su intranet y seleccionar los trabajos que les interesen de la oferta pública.

Para ello, aquí en EBRONnos avisará. Bueno, previamente habremos definido en la oferta general de la oferta pública habremos indicado las fechas en las que se iba a abrir el plazo de convocatoria para los alumnos y aquí también EBRON nos indicará si lo hemos publicado o no para que estemos pendientes y nos avisará si se nos ha pasado el plazo o no, y nos dirá si está pendiente de publicar esa convocatoria.

Entonces, cuando llegue la fecha de los alumnos que se inicie la convocatoria tendremos que ir aquí a esta pestaña y pincharemos aquí en publicar la oferta para los alumnos y se abrirá la convocatoria para los alumnos. Les llegará una notificación a todos ellos avisándoles de que ya pueden entrar en su intranet a seleccionar los trabajos.

Una vez que se cierre la convocatoria de los alumnos y ellos ya hayan seleccionado los trabajos que les interesa aparecerá otro check, otro aviso aquí en asignación realizada cuando se inicie el plazo para asignar los trabajos para avisarnos de que ya podemos entrar a iniciar el proceso para asignar, para que EBRON asigne los trabajos a los alumnos. Para ello, en este caso no puedo hacer la simulación pero aquí en el manual podemos ver cómo aparecerá la pantalla. Nos aparecerá aquí un check y nos dirá que está pendiente de lanzar las asignaciones y aquí a la derecha en la pestaña, pinchando aquí en esta pestañita pincharemos este apartado que pone lanzar asignaciones y EBRON automáticamente asignará las asignaciones y EBRON asignará los trabajos.

En caso de que haya varios alumnos que hayan seleccionado el mismo trabajo que les interese el mismo trabajo habrá una serie de variables por las cuales habrá unos alumnos con preferencia frente a otros. Puede ser que haya alumnos que se queden sin ningún trabajo. En el caso de que los alumnos se hayan quedado sin un trabajo porque varios de ellos se hayan solicitado el mismo trabajo y EBRON se lo haya asignado a uno de ellos atendiendo a una serie de variables lo que podemos hacer es si se han quedado ofertas de trabajo sin asignar a ningún alumno es volver a lanzar una nueva tanda para que los alumnos puedan elegir entre esos trabajos que se han quedado libres.

Para ello, entraremos otra vez en la oferta de pública entramos en editar y aquí abajo pincharíamos el apartado de tandas de oferta y lanzaría una nueva tanda con los trabajos que se han quedado libres. Volver aquí a la pestañita y asignar a los alumnos. Lanzar el proceso de que EBRON asigne a los alumnos los trabajos y con eso habríamos finalizado el apartado de oferta.