Categoría: Perfil (todos)

REELS-Procesos administrativos. MediaUPV. Preguntas test automáticas de los videos de la colección

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Contenido:

En este vídeo os voy a mostrar la funcionalidad que tiene MediaUPV para extraer preguntas test de los vídeos a partir de las transcripciones que se han realizado automáticamente y cómo podemos descargarlo con un CSV.

Nos vamos a mis vídeos de Polimedia, marcamos los que queramos que nos vaya a extraer preguntas, si por ejemplo queremos todos los de la página, pues lo marcamos aquí, elegimos todos los de la página, si quisiéramos ver más en la página, pues elegimos un número distinto de los que hay.

En el futuro probablemente también consigamos que esta funcionalidad se pueda hacer por canales, es decir, marcas un canal y coge todos los vídeos del canal, pero eso todavía se está desarrollando, os estoy mostrando ahora la primicia de lo que tenemos.

Y en acciones elegimos la herramienta de inteligencia artificial de crear preguntas a través de los vídeos.

Y esta es la página que nos saca, entonces para cada uno de los vídeos que yo podría, pincharlo y podría ver el vídeo, visualizar el vídeo para ver si la pregunta tiene sentido o no tiene sentido con lo que me han enseñado.

Aparte de eso, pues tengo cada una de las preguntas que puedo editar, modificar o como considere. Puedo quitar eso, puedo quitar un distractor, puedo añadir… Otro distractor, lo que vaya viendo.

Y aquí están todas las preguntas que se ha ido generando. Por ejemplo, para este primer vídeo, pues se hacen una, dos, tres, tres preguntas de cada uno de los vídeos. Y luego si la pregunta me gusta o no me gusta, si no me gusta la puedo borrar, si me gusta pues la puedo validar y se quedaría como una pregunta validada o la puedo dejar como pendiente de validar. Y bueno, pues aquí aparecen todas, me ha quedado pues 50 preguntas. Los vídeos que yo tenía.

Y esto si quiero, puedo también descargármelo en formato de texto o en formato de CSV Excel.

REEL-Procesos administrativos. ERT. TFG-TFM cambio de titulo

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Vamos a ver en este vídeo cómo modificar una propuesta de trabajo final de grado, trabajo final de máster, cuando la comisión académica del título pide alguna subsanación.


Recibimos un correo donde nos indica cuál es el problema que hay aquí, entonces hay que hacer un cambio en el título para que sea aceptado, de modo que hay que ir a Ebron y dentro de Ebron pues tienes que elegir la selección del tutor, tu rol como tutor y el centro en el que quieres dónde está registrado ese trabajo final de grado, por defecto no te sale ninguna de estas dos cosas y las tienes que elegir, siempre hay una opción que no es la que tú necesitas.

Entonces pinchas aquí y dentro de esto en lugar de seguir las instrucciones que dice la wiki, que ya que es
un cambio de título, lo lógico sería encontrar el trabajo final de grado, cambio de títulos y hacerlo aquí, pues no, porque aquí te está diciendo que hay trabajos pendientes de validad por tutor y no te dice que haya solicitudes de título pendiente de validad o cosas por el estilo. De modo que no es aquí donde hay que ir, porque si vamos a cambio de título no vamos a encontrar nada sino que tenemos que ir a la página donde se crean los TFGs, entonces en la página donde se crean los TFGs, de nuevo tenemos que volver a elegir la titulación en la que queremos, elegimos la titulación y nos salen todos los títulos de grado que hemos solicitado y están activos todavía.


Pendiente de defensa. Y el que tiene problemas nos aparecerá la posibilidad de editar. Esta de aquí. En los demás el de editar está inhabilitado y en este es editar. Pinchamos editar, editamos las cosas que sean necesarias, que nos soliciten que cambiemos y cuando grabemos esto al responsable de la ART que revisa todas estas cosas le llegará la nueva información y nos validará el título y ya quedará correcto para funcionar.

REEL-Procesos Administrativos. Área de Deportes. Reserva de instalación deportiva por miembro de comunidad universitaria

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Para hacer la reserva de una instalación deportiva, lo primero que tenemos que hacer es entrar a la intranet y bajar un poco para encontrar la sección de área de deportes.

Aquí tenemos algunas opciones. Nosotros tenemos que elegir reservas de instalaciones deportivas.
Ahora elegimos el campus, en nuestro caso, Cerro Vera, y el deporte que nos interesa. Yo voy a elegir, por ejemplo, voleiplaya.


Ahora podemos ver la disponibilidad para los siguientes días. Yo voy a hacer una reserva para el viernes desde las 12 hasta la 1, pues elijo opción libre. Si estoy segura que quiero hacer la reserva, yo voy a elegir la opción libre. Si estoy segura que quiero hacer la reserva, hago la confirmación. ¿Cómo se puede ver el estado ha cambiado a confirmada? Pues si ahora vuelvo en la lista de reservas puedo ver la reserva que acabo de hacer y tengo las siguientes opciones. Puedo imprimir el ticket, liberar la reserva o delegarla a otra persona.


Ahora, hay que recordar que es posible hacer solo una reserva. Si estoy segura que quiero hacer una reserva para cada día, pues ahora muestro si quiero hacer otra reserva para el mismo día, por ejemplo, desde las 11 hasta las 12, que también es libre. Y si la elijo, tengo un aviso que ya no puedo hacerlo, pues elijo opción cancelar. Y si vuelvo a la lista y quiero liberar la reserva. Si estoy segura que ya tengo, elijo opción liberar.


Hay que recordar que tenemos 24 horas antes del comienzo del horario que elegimos para cancelar la reserva. Pues si estoy segura, elijo opción liberar. El estado ha cambiado al libre y si ahora vuelvo, en la lista de reservas pone que no hay reservas.

REEL-Procesos administrativos. BIBLIOTECA. Reserva libro Polibuscador

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Dentro de la página Polibuscador deberás ir a la pestaña Identificarse. Te llevará a la página de identificación de la UPV, donde deberás identificarte como alumno, personal o persona externa.

Tras identificarte, deberás realizar la búsqueda del libro en el que estás interesado, en este caso a través del código ISBN. Tras realizar la búsqueda, deberás acceder a la información completa del libro, donde podrás ver la disponibilidad y su ubicación.

Posteriormente, para realizar la solicitud de reserva, deberás darle al botón Reservar y escoger la localización de recogida. Por último, deberás enviar la solicitud. Tras esto, podrás ver el estado de la solicitud en Mis solicitudes.


Gracias por ver el video.

REEL-Procesos administrativos. ASIC. Sincronizar (Pull) desde repositorio Github a directorio de PLESK webs avanzadas Persona de contacto y mail

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Lo que voy a mostraros es cómo conseguir conectar mi repositorio en GitHub con un servidor de webs avanzadas basado en Plesk. Para hacer eso, es decir, yo voy a hacer el desarrollo y la gestión de cambios del código que quiero meter en mi servidor, en un directorio de mi servidor, lo voy a hacer en GitHub, voy a gestionarla ahí con mi equipo, y lo que quiero es que se sincronice y hacer una llamada pull de lo que tengo en GitHub, que automáticamente se meta en Plesk sin tener que estar copiando y pegando archivos uno a uno, que no mantenga la estructura.


Entonces, para ello, vamos a usar un procedimiento que ya está implantado, que ya tenemos disponible en Plesk, que es esta conexión con Git. Para hacer esto, primero tenemos que ir al lado de las webs avanzadas de Plesk, ahí prepararlo todo y acabar de presentarlo.


Vamos a ponerle la información en lo que es la GitHub. Entonces, pinchando donde habéis visto, del Git, le digo que quiero añadir un repositorio, entonces lo primero es que tenemos que dar la dirección. Hay dos formas de hacer esto, con HTTP y con SSH. A mí con HTTP no me ha funcionado porque había un modelo obsoleto. Yo lo voy a hacer con SSH., Para ello, lo primero que hay que hacer es empezar la dirección de GitHub. En modelo SSH, en el momento que yo pongo esto, ya fijaos que ya me está saliendo una API Key, que luego la podré copiar y la podré pegar en el otro lado.


Entonces, aquí lo que voy a hacer es, voy a poner la ruta del repositorio, suponiendo que sea este el repositorio que quiero mandar, pues en la barra de direcciones me pego a la parte que hay detrás del .com de Git. Entonces, lo copio. Y me lo pego aquí, después de los dos puntos. Allí en una barra, una barra de directorio y aquí es detrás de los dos puntos. Este es el directorio que quiero poner. Este es el típico de cómo quiero crear esto y dejamos la de defecto. El nombre del repositorio creo que se llame chaos19, que es el mismo que tengo en el otro lado. Y lo puedo hacer o en raíz de HTTP. O puedo poner uno que sea chaos19 o el nombre que quisiera.


Este es el sitio donde quiero que se ponga. Quiero que sea de manera automática, podría elegir también que es manual y quiero que sea desde el repositorio remoto de Git. En el momento que lo tengo todo claro, bueno, voy a copiar la clave porque esta la necesitaré para luego. Directamente seleccionándola ya me la pone en el portapapeles. Empiezo a iniciar el proceso y si todo va bien, me dirá que esto es correcto. Pues no me ha ido bien. Me ha dado determinado tipo de… Problemas. Y claro, me ha dado problemas porque se me ha olvidado hacer una cosa. Lo estoy haciendo desde aquí y digo que lo cree, pero cuando se intenta conectar con GitHub le dice, oye, yo no reconozco esto. Claro, porque lo que me faltaba era en GitHub elegir las preferencias y dentro de las preferencias me voy al despliegue de claves. Aquí es donde tengo que añadir una clave. Vale, y esta clave le voy a poner el nombre que quiera. Este Plesk. Pull from Git. Vale, y aquí lo pego. Entonces la pego y la añado.

En el momento que yo he añadido esta key, que está aquí y ya la tengo disponible, ahora esta clave es reconocida, debe ser reconocida por la plataforma. Entonces cuando le digo que ejecute, pues directamente me dice que está todo conectado. Está bien conectado, está funcionando, de modo que ahora ya me he hecho la sincronización. Entonces en el directorio ya debo tener lo mismo que tenía en GitHub. Y de hecho si me voy a… A la ruta dentro de mi directorio con KBAR19, pues ahí tengo todas las cosas, las mismas cosas que yo tenía en mi GitHub.


Ya está ya aquí en Plesk, de modo que si esto luego lo quisiera vincular a una publicación de página web o lo que fuera, ya está. En el momento que ya no quiera seguir manteniendo esto, pues simplemente borro esta clave. Y en el momento que borro esta clave ya no tengo acceso y la sincronización se corta.

REEL-Procesos administrativos. ASIC. Solicitud de alta servicio webs avanzadas Persona de contacto y mail

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Voy a contaros cómo pedir de alta o solicitar un servidor de webs avanzadas de la UPV.

Luego veréis la información de en qué consiste y para qué sirve, pero bueno, si necesitáis tener un servidor propio donde alojar alguna plataforma web o para poder hacer publicación web o incluso tener vuestro propio blog con WordPress con personalización adaptada a vuestras necesidades, este puede ser un recurso.


Seguro que hay alguna otra vía a través de la intranet, pero a mí a veces esto me cuesta mucho encontrarlo, así que directamente desde Google he pedido OPV, petición, webs avanzadas
y en las dos primeras entradas ya tenía la información relevante para esto.

Voy a ir al primero, al de la Wiki UPV, donde nos explica el tipo de… de cosas que hay, entonces pinchando aquí nos vamos a la Wiki UPV, donde te dice en qué consiste, cómo puedes solicitarlo y aquí está el procedimiento.


Tienes una alta de nueva web avanzada, que es lo que pone AltaPlex. Entonces, en este servicio, que seguramente hubiésemos llegado también a través de intranet, en la parte donde dijera webs avanzadas, aparte de tus datos y los servidores que estás actualmente administrando, luego tienes…las preguntas que te permiten dar de alta.


Lo primero es que si has leído y aceptas la normativa, en mi caso sí. Si no la habéis leído, pues pincháis en ella y os sale en el clic, os sale la normativa que os tendréis que leer. Yo, como ya he llevado varios…
varios webs avanzadas, pues directamente ya lo estoy… ya le marco que sí que lo he leído.


El tipo de solicitud es un alta, no quiero que me dé de baja ninguna de ellas. En cualquier momento puedes elegir, decir, oye, pues ya no necesito este servidor para el objetivo que quería, ya no lo necesito más.


Ponéis vuestra extensión. Y el tipo de web, si lo queréis personal o institucional.


La principal diferencia entre estas dos opciones, de personal o institucional, las puedes ver principalmente aquí en la página web de la wiki. Si es personal, en el caso de PAS-PDI, el acceso siempre será con HTTP en las dos contrabarras, tu usuario, websupvs, y cuando es institucional, eres capaz de marcar el acceso con HTTP, las dos contrabarras, un nombre del destino, y el nombre del destino es el que tú eliges ahora para la parte institucional. Por ejemplo, si es para un proyecto de investigación o si es para algún otro tipo de iniciativa. O sea, básicamente al final tendrás las dos opciones. Si es personal, tendrás una. O bueno, pondrás luego tu nombre de usuario 2, tu nombre de usuario 3, tu nombre de usuario 4, si tienes varias webs porque las tienes partidas, porque son gestión distinta, o proyectos distintos, o por algún motivo necesitas que estén separadas, ¿vale? Que normalmente podrías alojarlas todas perfectamente dentro de un solo dominio, y dentro del dominio tener accesos diferentes.


Pero bueno, aquí tienes la información para decidir si es de una o de otra. En mi caso esta sería una institucional, y lo siguiente es que poner el nombre de la web propuesta, que claro, evidentemente eso no es el caso de web institucional, porque si no chuparía directamente mi nombre de usuario y una descripción.


Así que estas dos informaciones son necesarias. Para poder luego decidir, para poder validarte la prestación de este servicio desde parte de Vistaracy. Y pinchas enviar la solicitud. Y cuando enviar la solicitud, tal como te dice en la wiki, pues más o menos una hora después, porque el proceso es más o menos cuando es automático, se habilitará el servicio siempre, y cuando se haya validado que es correcta.

Y por último, cuando tienes ya validado el servicio, que te llegará un correo diciendo que ya lo tienes, a partir de ese correo, pues que te vienen ya también las instrucciones de cómo tienes que gestionarlo. Aquí tenéis las rutas donde, tanto si es individual o como es institucional, la ruta con la cual tienes que acceder, porque es a través de un puerto, y entonces a partir de ahí te haces un login en la plataforma Plesk, y a partir de ahí puedes gestionar ese servidor y las bases de datos que hay en ese servidor, y la capacidad de programación o script para dar su parte a esta página web.

REEL-Procesos administrativos. SIE. Solicitud autorizacion practicas en la UPV

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Acceso al formulario de petición de prácticas (si no lo cambian): Solicitud autorización de prácticas en la UPV

Contenido:

Voy a mostraros la primera etapa de una solicitud o de una autorización de prácticas de empresa en la UPV.

La primera etapa porque es donde lanzo la solicitud y una vez sea aprobada irán nuevas tareas o actividades que os iré contando en vídeos posteriores. Este es el formulario de solicitud y aquí tenéis la ruta en la cual se encuentra. Supongo que intranet, formulario, solicitud, autorización sería el modo de llegar aquí cuando no tienes que teclearte todo este texto directamente o literal.
Pero si no encontráis esta ruta en vuestra intranet lo hacéis de esta forma. Como soy una persona un poquito atrevida he intentado venir a mi intranet a ver si lo encuentro a la primera.


Y de entrada la cosa como formularios es enlace a formularios, no hay algo que sea formulario.
De modo que voy a probar con el buscador. Voy a pedir prácticas y voy a ver todo lo que hay en, si hay uno de solicitud de prácticas, hay cuatro, voy a ir recorriéndolos todos. Programa de autorización, autorización de prácticas, evaluación de prácticas de empresa, justificante de prácticas de empresa y reconocimiento de buenas prácticas UPV y demás. Voy a ver si es este que programa tu autorización de prácticas. Pues no, aquí no está donde yo esperaría encontrarlo. Así que me vuelvo a la ruta, por suerte tengo la ruta y voy a pegarla otra vez directamente.


Si no tenéis este enlace, intentaremos pegarlo en la descripción del vídeo. Pues la verdad es que no sé cómo encontrarlo. A mí me lo han pasado y gracias a eso puedo llegar.

Este formulario. Bien, estoy ya en el formulario. Pues este primero se tendrá que dejar aquí. No creo que pueda modificarlo, aunque llevo con esto bastante tiempo. Pero bueno, como es el último cambio de estado, voy a dejarlo donde está. No sea que esto me lo impida. No tengo comentarios y voy a ir identificando cosas.
Me va a ir bien o me va a ir fluido porque me he leído el formulario de todas las cosas que me va a ir pidiendo y las he preparado con antelación. Es un formulario donde tienes que enviar y hacerlo todo de una tacada. No te permite guardarlo a mitad. Cometí el error de empezar a rellenar todos estos campos la primera vez. Me faltaba el dato que me exigía aquí de yo no soy el responsable del centro de coste que va a pagar, sino que es mi vicerrector en este caso. Podría ser un director de centro o podría ser cualquier otra unidad o entidad de la UPV. Como yo no soy esa persona que tiene la autorización, pues tenía que poner nombre y tener un fichero que solicitaba o donde tenía la autorización para poder hacer estas cosas.


No he encontrado ninguna plantilla. Así que yo me he inventado esto, aprovechando la experiencia de otras personas, pues me he inventado esto donde la autorización consiste en que la persona que es responsable del centro de coste autoriza a mí con mi DNI a gestionar la solicitud de prácticas en la UPV
siendo conocedor del objeto de la práctica y lo que vamos a hacer y con la firma. Y esto es el que he hecho.


No os garantizo que tenga éxito. Yo ahora lo lanzaré y me dirán si tengo que subsanarlo o no. Pero para conseguir este PDF, pues ya os digo, me he tirado tres semanas. Primero buscando las plantillas y luego haciendo las cosas. No cometáis ese error o no os atasquéis en esto.


Luego ya rellenáis los datos. Voy a ir rellenando las cosas uno a uno. El archivo ya lo tengo. Es el que os he mostrado. Así que voy a guardarlo. Voy a cogerlo. El siguiente es la entidad que financia estas prácticas. Tengo un vicerrectorado que es la Oficina de Aprendizaje Digital que como tal no me aparece por aquí. Pero la Oficina de Aprendizaje Digital, cuelga del vicerrectorado de Planificación.
No sé si lo voy a encontrar. El Oficina de Planificación, Oferta Académica y Transformación Digital que dentro de eso está dentro de un presupuesto con una clave específica.
Me pide la clave específica, yo he encontrado una clave orgánica que es la de LASIK, que es de la que cuelga la Oficina de Aprendizaje Digital y ésta es el numerito que yo he encontrado.


Que tengo la seguridad de que esto es, no tengo ni idea. Igual va y resulta que no es esto lo que tenía que poner y hay una clave específica en la Oficina de Aprendizaje Digital que es distinta de ésta. Yo he mirado en el presupuesto de este año y en el presupuesto de este año está la información que hay en el presupuesto. Y en el presupuesto, pues la Oficina de Aprendizaje Digital. La Oficina de Aprendizaje Digital, la orgánica que me aparece es ésta de aquí y por eso pues la he cogido. Me he dado cuenta que esto es si pago con un convenio y es una clave específica de 8 dígitos y no es eso lo que tengo porque no es una clave específica, tiene que ser la orgánica. Así que como lo he acabado, lo tengo que borrar y poner aquí la orgánica que son de 9, menos mal que pone lo de 9 dígitos, ya había visto que se me había comido un pedazo. Vale, entonces ya lo tengo.


Pido un estudiante, la duración de la práctica. Serán 5 meses, es decir hasta el verano.
Dedicación de horas totales. Ahora tengo que calcular, a ver cuánto es. Estos serán 300 horas, porque lo que he considerado es 60 horas al mes, son 5 meses 300 horas. Y la bolsa, 300 euros.
Titulación, o titulaciones que quiero que venga. ¿Qué es lo que quiero que venga? ¿Qué sirve? El grado de Ingeniería Física, que es el grado 205. No está ordenado alfabético ni nada. Voy a decir 205. Vale, grado de Ingeniería Física. Y solo quiero de esa titulación. Y luego viene la descripción o contenidos de las prácticas.


Bueno, un buen rato después, por supuesto, ha aparecido un segundo, pero después de un rato he elaborado la documentación de justificación de empleabilidad del proyecto formativo y de la forma prevista de seguimiento y orientación. Y no tengo comentarios adicionales y digo que acepto.
Así que se supone que un 10.


Vale, entonces está enviada. Tengo un número de referencia, el último cambio. Y en principio está aquí. Y toda la información.


De modo que, bueno, se supone que hemos completado la tarea.

REEL-Procesos administrativos. Solicitud de mobiliario nuevo

Este video detalla el procedimiento para realizar una solicitud de mobiliario nuevo dentro de la organización. El proceso implica la cumplimentación de información relevante, autorizaciones necesarias y la selección de mobiliario a través de un catálogo disponible. A continuación, se describen los pasos a seguir de manera detallada y estructurada.

1. Preparación de la Solicitud:

  • Asunto y Descripción: Inicie completando los campos de asunto y descripción de la solicitud, especificando claramente el propósito y los detalles del mobiliario requerido.
  • Responsable de Autorización: Indique el nombre de la persona responsable que autorizará la solicitud de mobiliario nuevo.

2. Ubicación del Mobiliario:

  • Especifique con precisión el destino del mobiliario nuevo, incluyendo la ubicación exacta dentro de la organización donde será colocado.

3. Autorización:

  • Obtenga la autorización del responsable indicado. Esta autorización se realiza mediante una solicitud formal, asegurándose de seguir los procedimientos internos establecidos para tal efecto.

4. Selección del Mobiliario:

  • Acceda al catálogo de mobiliario a través del enlace proporcionado en la plataforma o documentación relevante.
  • Descargue y complete el formulario de pedido en formato Excel, disponible en el enlace. Este formulario requiere la inclusión de:
    • Nombre y detalles del responsable que autoriza la aceptación del pedido.
    • Información de contacto del solicitante (nombre, correo electrónico y teléfono).
    • Selección del mobiliario deseado, especificando en las pestañas correspondientes:
      • Tipo de mobiliario.
      • Cantidad requerida.
      • Color y observaciones específicas (por ejemplo, si se desea una silla de color negro).

5. Compilación y Envío de la Documentación:

  • Guarde el formulario de pedido completado.
  • Complete una solicitud adicional para el mobiliario nuevo, adjuntando:
    • El formulario de pedido en Excel con la selección de mobiliario.
    • Un informe de necesidad justificando la solicitud del mobiliario, donde debe detallarse la necesidad y la ubicación específica de destino, utilizando la plataforma OpenMatch para especificar el código del espacio destinatario (por ejemplo, Rectorado 2S en planta baja).

6. Finalización y Envío:

  • Una vez compilada toda la documentación necesaria (formulario de pedido, informe de necesidad, autorizaciones), adjúntela a la solicitud de mobiliario nuevo.
  • Envíe la solicitud completa siguiendo el procedimiento estándar para solicitudes dentro de la organización, conocido como «polisolicita».

Este procedimiento asegura una gestión eficiente y ordenada de las solicitudes de mobiliario nuevo, facilitando la correcta autorización, selección y ubicación del mobiliario de acuerdo con las necesidades organizacionales.

REEL-Procesos administrativos. Solicitud reserva de espacios + Cómo podría ser el nuevo proceso

Contenido:

Vale, si quisiéramos hacer una reserva de salas, de aulas o de espacios, lo ideal sería que nos viniéramos a la Intranet, en la aplicación de Monnnegre, y aquí tuviéramos un listado de todos los espacios que se pudieran reservar, por ejemplo, pondría la 8H, vería el mes, qué disponibilidad habría para buscar las acciones, ver las reservas, vista general, y ver si hay disponibilidad.

Como no me aparece, yo puedo reservar para mañana, por ejemplo, y poner que yo quiero la 8H, especificar aquí la duración de la reunión, dar explicación de qué tipo de evento quiero realizar, si son reuniones o si son hacer un comentario, y directamente reservarla.

Vale, aquí me aparecería la sala, me aparecería la hora de la reserva y quién la ha reservado. Esta información puede estar oculta, porque si está en rojo yo ya buscaría otras opciones, pero bueno, se puede observar. Podría tener una visión global de cuál es la disponibilidad que hay de espacios en los diferentes lugares y salas de reuniones de la universidad, en abierto. Habrían algunos que requerirían igual una prerreserva, porque bien un centro o un departamento podrían tener el uso inicial para ellos, la prioridad, y luego poder, si ellos no tienen ningún evento, que lo hayan introducido en el calendario, poder prestarlo al resto de comunidad universitaria. Y así agilizaríamos las reservas de espacios en el momento que tuviéramos que hacer convocatorias de reuniones, y sería mucho más ágil y aprovecharíamos y evitaríamos cumplimentar una solicitud de reserva de espacios, bajarnos un Word, cumplimentar ese Word, subirlo y hacer un polisolicita.

Esperar a que la persona responsable reciba, vea si hay disponibilidad. No hay disponibilidad.
No responda la disponibilidad de la sala y nos acepte. Y entonces mandarnos ese polisolicita, que puede llevar, suelen ser rápidos, pero pueden llevar perfectamente a dos días en respondernos. Lo cual ya te retrasa la convocatoria dos días de la misma.

En este caso, las convocatorias de las reuniones suelen ser bastante rápidas,
en el momento que sabemos la fecha y el día, hacerla sin necesidad de esperar a terceras personas que nos acepten, en lugar de celebración, y si no, muchas veces tenemos que poner pendiente de confirmar hasta que recibamos la solicitud de aceptada por parte del responsable.