REEL-Procesos administrativos. OPII. Comprobar y recibir documentos becas estancias Erasmus PAS/PDI (STA, STT) en AIRE

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Vamos a explicar cómo chequear y recibir los documentos de las becas STA y STT.

Las becas Erasmus STA es para el PDI y las becas STT es para el PAS. Lo primero que tiene que hacer el PAS y el PDI es entrar en aire como solicitante saliente y solicitar la beca podrán elegir la STA o la STT pinchando en un disquete que aparece.

Una vez han solicitado la beca se tienen que bajar de la pestaña ver instrucciones una serie de documentos que indican cuáles son los de inicio y cuáles son los de regreso. Aquí en esta pestaña de ver instrucciones tienen todos los documentos certificado de estancia convenio de subvención, la convocatoria con todos los requisitos permisos y licencias, el mobility agreement y la póliza de seguro.

Los que pone inicio son cuatro documentos que tienen que entregar en la OPI lo pueden hacer vía email, personalmente o a través de correo. Una vez en la OPI se chequean los cuatro documentos que tienen las firmas correspondientes las más importantes son la del solicitante la del responsable y la de la universidad de destino.

Estos cuatro documentos se comprueba que tienen asignado un número de expediente en aire de la solicitud que ha hecho el PAS y el PDI Se ponen en una carpeta y se mandan a la firma del vicerrector. El vicerrector es el de internacionalización y comunicación.

Una vez devueltas con las firmas del vicerrector si es PAS se escanean y se mandan a recursos humanos porque necesitan un permiso de estancia. Cuando reciben la firma del vicerrector y el permiso de recursos humanos la beca está concedida.

El PDI no pasa por recursos humanos. Entonces, una vez recibida del vicerrector, la beca está concedida. Y para terminar, nosotros lo que hacemos es en AIRE ponemos en el destino el convenio que corresponde. Una vez elegido el convenio, pasamos al estado de la solicitud y pinchamos en este desplegable hasta que aparece solicitud generada y con esto el proceso de inicio ya está terminado.

REEL-Procesos administrativos. OPII. Registrar un convenio en AIRE

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Vamos a explicar cómo se registra un convenio.

Para ello tenemos que entrar en Aire y ir a la pestaña de convenios. Pinchamos en convenios y cada convenio tiene un código.

En este caso el convenio que vamos a registrar tiene este número. Introducimos el número y pinchando afuera se hace la búsqueda. Como veis es un acuerdo que tiene el Poli con una universidad en Colombia.

Lo que vamos a hacer ahora es el último paso del convenio que es registrarlo. Para ello tenemos que entrar en editar a través del lápiz. Pinchamos aquí y como veis aquí aparece el código. En datos básicos, código. A continuación hay que adjuntar el archivo desde esta pestaña pero como veis ya está adjuntado. Simplemente poniendo una barra introducimos un código interno que tenemos aquí en la oficina que es correlativo.

En este caso nos tocaría este número y en estado pinchamos aquí y seleccionamos registrado. Ahora aquí arriba le damos a guardar y ya habríamos registrado un acuerdo.

REEL-Procesos administrativos. OPII. Prórroga de autorización estancia por estudios

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Este documento detalla el procedimiento para solicitar una prórroga de la autorización de estancia por estudios para estudiantes extracomunitarios en España, asegurando una gestión eficiente y clara de los pasos a seguir.

Preparación de la Solicitud

  1. Periodo de Solicitud:
    • Los estudiantes pueden solicitar la prórroga de su Tarjeta de Identidad de Extranjero (TIE) entre 60 días antes y 90 días después de la fecha de caducidad de la TIE actual.
  2. Inicio del Procedimiento:
    • Al ser contactados por el estudiante, envíe un correo electrónico con instrucciones detalladas sobre el procedimiento de solicitud de prórroga y la documentación necesaria. Aclare que la solicitud puede realizarse a través de nuestra ayuda o por canales oficiales, pero no por ambos simultáneamente.

Revisión de Documentación

  1. Formulario EX-00:
    • Verifique que el formulario esté correctamente llenado, prestando especial atención a la dirección postal. Recomiende no optar por las notificaciones telemáticas a menos que el estudiante disponga de certificado digital.
  2. Pago de Tasa 790.052:
    • Confirme que la casilla 1.3 esté marcada y que el NRC proporcionado coincida con la referencia de pago.
  3. Documentación Personal:
    • Asegúrese de recibir una copia a color de la página de datos biométricos del pasaporte, el visado, el sello de entrada y ambas caras de la TIE actual.
  4. Información Académica:
    • Compruebe la carta de admisión, el justificante de matrícula del año en curso, y, si es aplicable, el extracto del expediente académico o un certificado de aprovechamiento.
  5. Medios Económicos:
    • Revise los certificados bancarios para asegurar que el estudiante dispone de los fondos mínimos requeridos para el periodo de prórroga solicitado.
  6. Seguro Médico:
    • Verifique que el seguro médico cumpla con las coberturas equivalentes a la sanidad pública española, sin límites, carencias, ni copagos.

Gestión de la Solicitud

  1. Archivo de Documentación:
    • Almacene todos los documentos en la carpeta correspondiente dentro de «Esenciales, Renovación TIE», clasificando cada expediente por fecha.
  2. Registro y Envío:
    • Registre la información del estudiante en el Excel de renovaciones, indicando la fecha de recepción de la documentación completa y la fecha de envío a la oficina de extranjería.
  3. Comunicación con Extranjería:
    • Al final del día, envíe un correo electrónico a la oficina de extranjería adjuntando la documentación de todos los solicitantes del día para la extensión de su autorización de estancia por estudios.

Notificación al Estudiante

  1. Confirmación de Prórroga:
    • Una vez recibida la resolución favorable, informe al estudiante por correo electrónico, adjuntando la resolución y proporcionando instrucciones para solicitar la nueva TIE con la nueva fecha de autorización de estancia.

Este procedimiento facilita a los estudiantes extracomunitarios la extensión de su estancia por estudios en España, garantizando el cumplimiento de todos los requisitos legales y administrativos necesarios.

Transcripción Literal

Una vez la TIE, la tarjeta de identidad extranjera de un estudiante está a punto de caducar tienen un plazo de entre 60 días antes y 90 días después de la fecha de caducidad de la TIE para solicitar su prórroga.

El estudiante se pone en contacto con nosotros y nosotros le enviamos la información sobre el procedimiento de solicitud. El alumno puede solicitar la prórroga a través nuestro o por vías oficiales pero nunca por ambas vías a la vez y enviamos un correo con las instrucciones para el procedimiento de solicitud y en el adjunto enviaremos otra vez las características del procedimiento y la documentación necesaria. y las instrucciones para presentarla a través de este servicio o para presentarla por vías oficiales.

Cuando recibimos la documentación del estudiante tenemos que comprobar que todo sea correcto. El primer documento es el formulario EX-00 con los datos del extranjero, nos fijaremos en la calle. Recomendaremos que no marquen esta casilla para que las comunicas opciones se hagan a nivel postal porque si se hacen a nivel telemático y el estudiante no tiene certificado digital no puede acceder a ellas. Tienen que marcar la tercera casilla del apartado prórroga y en este apartado explicar qué es lo que están estudiando y hasta cuándo quieren prorrogar su estancia por estudios. En este caso están estudiando un máster y quieren prorrogarlo hasta el 30 del 9 del 23 porque es la fecha de presentación de la última convocatoria del TCM la solicitud deberá estar firmada.

El segundo documento es la tasa 790.052 y aquí tendrán que marcar la casilla 1.3 Nosotros nos fijaremos en las cuatro últimas cifras de la referencia 65.84 para ver que coinciden con el NRC En este caso como lo ha pagado de forma telemática aparece en el mismo ejemplar de tasa pero si solicitaran un justificante de pago tendríamos que comprobar que el justificante concuerda con la referencia de la tasa abonada. El siguiente documento es la página de los datos biométricos de su pasaporte escaneada en color el último visado, el visado que usaron para entrar y el sello de entrada. Una copia por ambas caras de su TIE es un permiso de residencia y veremos que es una TIE correcta es una TIE de estancia por estudios y o investigación ahora autorizan a trabajar un máximo de 30 horas semanales cumpliendo algunos requisitos y vemos que su fecha de validez es el 2 del 6 y veremos que está en plazo para solicitar la prórroga, recordemos, entre 60 días antes y 90 días después de esta fecha. En el reverso veremos que es un estudiante de la UPV y veremos su domicilio. Este domicilio debe coincidir con el que ha indicado en los datos del extranjero en caso de que no coincidiera necesitaría un certificado de empadronamiento aquí coincide, con lo cual no es necesario, pero también lo ha incluido.

Los siguientes documentos pertenecen a la información académica el justificante de matrícula del año en curso veremos que es una matrícula ordinaria, que está activa un título de 60 créditos y que tiene CSV, el código seguro de verificación. El siguiente documento podría ser el extracto del expediente académico con los resultados obtenidos o un justificante académico de todos los cursos que también lo expresa. En este caso todo aparece pendiente pero tiene un certificado de aprovechamiento del director académico del máster donde certifica que hay un aprovechamiento de los estudios por parte del estudiante y progreso de actividad académica. Esto suele suceder cuando todavía no tienen las notas en el momento de solicitud. Si tuvieran las notas aquí aparecerían las asignaturas superadas y con una calificación superada de al menos una asignatura sería escrita.

Luego pasamos a los medios económicos en este caso tenemos un certificado de saldo actualizado en cuenta un certificado bancario firmado en este caso de forma digital o de forma electrónica también podría ser un sello húmedo y una firma manual y vemos que cumple con los requisitos. En este caso como solicita creo que son 6 meses pues el mínimo sería el IPRE mensual multiplicado por 6 este año el IPRE mensual son 600 euros sería un mínimo de 3600 con lo cual lo supera. Además también tiene otro certificado también firmado digitalmente se pueden sumar las dos cifras de su saldo actualizado en cuenta y llegaría al mínimo establecido anual que son 7200 euros anuales con la suma de los dos certificados.

Y por último el seguro médico. El seguro médico debe cumplir unos requisitos debe ser equiparable a la cobertura de la sanitaria pública española y debe no tener límites, no tener carencias ni copagos. En este caso este certificado del seguro establece que cumple con los requisitos. Dice que no tiene copago ni coste adicional, no tiene carencias los límites a día de hoy es un límite mínimo de 30000 euros. Creo que esta póliza en concreto sí que lo cubre. También nos fijaremos en la fecha de inicio y la fecha de fin de cobertura. El seguro debe cubrir todo el periodo solicitado de prórroga.

Una vez tenemos toda la documentación la guardamos en Esenciales, Renovación TIE, Renovación del año correspondiente, Expedientes, correspondiente carpeta por fecha donde iremos incluyendo todos los expedientes que consideremos completos y correctos ese día para ser enviados. El estudiante nos habrá enviado en su correo una tabla con sus datos personales,
copiaremos la tabla y la pegaremos en la hoja de renovaciones de nuestro Excel, pondremos la fecha de recepción de la documentación correcta y completa y una vez enviada pondremos la fecha de envío. Al final del día copiaremos la tabla con todos los solicitantes de ese día y la enviaremos a la oficina de extranjería.

Enviaremos un correo con esta tabla de los datos de los solicitantes y juntaremos la documentación de cada uno de ellos para que en la oficina de extranjería les prorroguen su autorización de estancia por estudios. Una vez tenemos la resolución favorable de la prórroga se la enviamos al estudiante y le informaremos sobre este correo, enviaremos que su prórroga ha sido aceptada y le enviaremos como documento adjunto la resolución favorable, otros adjuntos de información, le indicaremos las instrucciones para solicitar su nueva TIE con su nueva fecha de autorización de estancia.

REEL-Procesos administrativos. OPII. Extensión inicial visado SLU

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Este vídeo establece el procedimiento para gestionar la extensión de un visado de estudios para estudiantes extracomunitarios de la Universidad Politécnica de Valencia (UPV) que inicialmente ingresaron a España con un visado de estudios de 90 días SLU.

Recepción de la Solicitud

  1. Inicio del Proceso:
    • Al recibir un correo electrónico de un estudiante extracomunitario recién llegado con un visado de estudios SLU de 90 días, envíe instrucciones detalladas para que el estudiante proporcione la documentación necesaria. Esta documentación permitirá extender su estancia por estudios hasta la fecha de fin de estudios, dependiendo de su titulación.

Revisión de la Documentación

  1. Verificación del Pasaporte:
    • Compruebe que el pasaporte esté vigente a través de la copia de la hoja de datos biométricos suministrada por el estudiante.
  2. Análisis del Visado:
    • Asegúrese de que el visado es tipo D, de 90 días, de entrada múltiple y corresponde a un visado SLU. Verifique el número NIE del estudiante.
  3. Sello de Entrada:
    • Revise el sello de entrada a España para calcular la vigencia del visado de 90 días a partir de esta fecha, sin exceder la fecha límite indicada en el visado.
  4. Carta de Admisión:
    • Evalúe la carta de admisión al máster y la carga de créditos. Por ejemplo, para un máster de 75 créditos, la extensión sería de 18 meses.

Archivo y Gestión de la Documentación

  1. Archivado de Documentos:
    • Guarde toda la documentación revisada en el archivo correspondiente siguiendo la estructura: OPI, común, extranjería, esenciales, inicial, extensión visados, año correspondiente. Organice los documentos recibidos por fecha.
  2. Registro en Excel:
    • Registre los datos personales del estudiante, proporcionados en una tabla, en el Excel correspondiente bajo la categoría de extensión primera TIE.

Envío a la Oficina de Extranjería

  1. Preparación del Envío:
    • Al final del día, prepare un correo dirigido a la Oficina de Extranjería de Valencia adjuntando la documentación de todos los estudiantes que solicitan la extensión de su autorización de estancia por estudios.

Notificación al Estudiante

  1. Confirmación de Extensión:
    • Una vez confirmada la extensión por la Oficina de Extranjería, notifique al estudiante que su solicitud ha sido aceptada. Informe sobre el procedimiento para solicitar la cita para la toma de huellas en la Comisaría de Patraix, el paso final para la expedición de su Tarjeta de Identidad de Extranjero (TIE) con la validez extendida, en este caso, 18 meses desde su entrada.

Este procedimiento garantiza una gestión eficaz y organizada de las extensiones de visado de estudios, facilitando a los estudiantes extracomunitarios la continuación de sus estudios en la UPV dentro del marco legal español.

Transcripción Literal

Cuando recibimos un correo de un recién llegado estudiante extracomunitario de la UPV que viene con un visado de estudios de 90 días SLU, le enviamos un correo electrónico con las instrucciones para que nos mande la documentación necesaria y extender la estancia por estudios hasta la fecha de fin de estudios dependiendo de su titulación.

Cuando recibimos la documentación chequeamos que todo está correcto. Recibiremos una copia de la hoja de datos biométricos de su pasaporte donde veremos que tiene el pasaporte vigente. El segundo documento es el visado. El visado es muy importante revisar unos cuantos datos, que es un visado tipo D, que es un visado de 90 días, que es de entrada múltiple y que es un SLU. En el visado también veremos su número NIE, su número de identidad extranjero. Tendremos que ver el tercer dato es el sello de entrada. El sello de entrada a España, en este caso, ingresó en el país el 11 del 9 del 22. Desde el 4 del 9 hasta el 17 del 12 y por esta información sabremos que su visado tendrá una vigencia de 90 días contados a partir de esta fecha. Si la suma excediera la fecha límite indicada en el visado, la vigencia de su visado siempre llegaría como máximo hasta esta fecha.

El siguiente dato que tenemos que comprobar son sus estudios, en que está matriculado o en que está aceptado. En este caso lo que tenemos es una carta de admisión a un máster y vemos la carga de créditos que tiene el máster. En este caso el máster se compone de 75 créditos. En estos momentos, para másteres de 75 créditos, la extensión sería de 18 meses.

Una vez comprobada la documentación, esta documentación se guardaría en el archivo. Se guardaría en la carpeta correspondiente, iríamos a OPI, común, extranjería, esenciales, inicial, extensión visados, el año correspondiente, en este caso 2022-23. Abriríamos una carpeta con la fecha para poner todos los documentos que recibamos el día de hoy para ser mandados juntos y dentro de esa fecha iríamos guardando la documentación de cada uno de los solicitantes. Con su nombre y apellidos.

Una vez guardada la documentación, como el estudiante nos habrá enviado una tabla con sus datos personales, copiaríamos la tabla y la pegaríamos en la correspondiente hoja de nuestro Excel, en este caso extensión primera TIE, copiaríamos los datos aquí. Al final del día, con todos los datos copiados, mandaríamos un correo a la Oficina de Extranjería de Valencia, como este, en este caso sólo hay un estudiante pero podría haber varios, y adjuntaremos la documentación de cada uno para que en la Oficina de Extranjería les extiendan su autorización de estancia por estudios hasta la fecha solicitada.

Una vez el estudiante tiene la extensión confirmada, le mandamos un correo y le comunicamos que ya puede poner la huella para solicitar su TIE, su tarjeta de identidad de extranjero. Decimos que la extensión inicial de su autorización de estancia por estudios ha sido aceptada, y le informamos de cómo solicitar cita para poner la huella en la Comisaría de Patraix, y así que le expidan su tarjeta de identidad de extranjero, que sería el último paso para llegar aquí, y tendría la validez solicitada en este caso 18 meses desde su entrada.

REEL-Procesos administrativos. OPII. Autorización de regreso

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Este vídeo detalla el procedimiento para gestionar una autorización de regreso para estudiantes extracomunitarios titulares de una autorización de estancia por estudios en España que deseen salir del país y reingresar posteriormente.

Contexto

  • Los estudiantes que posean una Tarjeta de Identidad de Extranjero (TIE) vigente para la fecha de su regreso pueden reingresar a España sin problemas. Sin embargo, si la TIE ha caducado o el estudiante no posee una TIE válida para la fecha de regreso, es necesario solicitar una autorización de regreso.

Procedimiento de Solicitud

  1. Prórroga de la TIE (si aplica):
    • Si la TIE está caducada, el estudiante debe solicitar primero una prórroga de la autorización de estancia por estudios.
  2. Solicitud de Autorización de Regreso:
    • El estudiante deberá solicitar una autorización de regreso una vez obtenida la prórroga de la autorización de estancia, o en casos donde no posea una TIE plástica válida.
  3. Recogida de la Autorización:
    • Una vez expedida, la autorización de regreso debe ser recogida personalmente por el interesado en la oficina de extranjería.

Documentación Necesaria

  1. Formulario EX-13:
    • Completar el formulario de autorización de regreso correctamente.
  2. Pago de Tasas:
    • Completar el modelo de tasa 790.052, seleccionando la opción 6.3, y adjuntar el comprobante de pago.
  3. Documentación Personal:
    • Proporcionar una copia escaneada de la hoja de datos biométricos del pasaporte vigente.
  4. Resolución Favorable:
    • En caso de tener una autorización de estancia por estudios inferior a seis meses, presentar la resolución favorable que indica la no necesidad de TIE.
  5. Billete de Vuelta:
    • En ciertos periodos del año, puede ser necesario presentar el billete de avión de vuelta a España.

Proceso de Envío a Extranjería

  1. Preparación de Documentos:
    • Guardar la documentación correctamente en el sistema de gestión interna, siguiendo la estructura OPI, común, extranjería, esenciales, regreso, y el año correspondiente.
  2. Envío de Solicitud:
    • Enviar la documentación a la oficina de extranjería de manera individualizada, adjuntando los documentos necesarios por correo electrónico.
  3. Notificación de Recogida:
    • Una vez notificado por la oficina de extranjería, informar al estudiante que la autorización de regreso está lista. El estudiante deberá presentarse en la dirección indicada, en el horario establecido, con la documentación presentada de forma electrónica y su pasaporte original.

Este procedimiento garantiza que los estudiantes extracomunitarios puedan gestionar adecuadamente su autorización de regreso, permitiéndoles salir y reingresar a España sin inconvenientes durante su estancia por estudios.

Transcripción Literal

Cuando un estudiante extracomunitario titular de una autorización de estancia por estudios quiere salir de España, si tiene una TIE en vigor para la fecha de su vuelta a España no tiene ningún problema, puede entrar con su TIE, pero si para la fecha de vuelta su TIE ya ha caducado o le ha dado tiempo a solicitar un duplicado, o en otros casos también en el que el titular de la estancia por estudios no tiene una TIE plástica, un carnet, una tarjeta válida para la fecha de su vuelta a España, necesitará solicitar una autorización de regreso.

En caso de que la TIE esté caducada, necesitará solicitar primero una prórroga de esta autorización y después una autorización de regreso. Una vez la autorización de regreso está expedida, el interesado necesitará recogerla personalmente de la oficina de extranjería y llevársela consigo de viaje.

Utilizará la vuelta como llave de entrada. La autorización de regreso tiene una vigencia de 90 días que se puede contar desde la fecha de validez de su TIE o la fecha de expedición de dicha autorización. En cualquier caso el estudiante se pondrá en contacto con nosotros y enviaremos las instrucciones para solicitar la autorización de regreso. Hay que fijarse muy bien si el estudiante vive en Valencia y en municipios núcleos cercanos a la ciudad de Valencia. En caso de que viviera en otros núcleos urbanos, en este listado se pueden ver los núcleos urbanos, entonces el interesado tendrá que solicitar la autorización de regreso él mismo en la correspondiente comisaría, según su lugar de residencia.

Cuando recibimos la documentación necesaria la comprobamos. Comprobamos que nos envía un formulario EX-13 de autorización de regreso que lo cumplimenta correctamente. Si tenemos lugar de residencia, efectivamente los que viven en Valencia y municipios asociados por así decirlo, sí que podremos hacerlo nosotros, sino tendrán que ir ellos mismos a la comisaría.

En este caso se lo podemos tramitar aquí. Normalmente si son estudiantes con la TIE caducada que han solicitado la prórroga, suele ser la segunda casilla del apartado 4.1. Si es otra situación, por ejemplo, esta persona tiene una autorización que todavía es válida, pero no tiene TIE, porque es una autorización inferior a seis meses, entonces lo especifica aquí. Aquí se aconseja sobre todo indicar las fechas de salida y vuelta a España para comprobar que no excede del tiempo permitido, que son 90 días. Se firmará la solicitud. El segundo documento es la tasa modelo 790.052. En este caso es la opción 6.3. Veremos que tiene un comprobante de pago. Sí, en este caso es un sello de la entidad bancaria. También nos ha presentado este comprobante de pago y tendremos que comprobar que los cuatro últimos dígitos del NRC coinciden con los cuatro últimos dígitos de la referencia de la tasa. El siguiente documento es una copia escaneada de la hoja de datos biométricos del pasaporte, pasaporte en vigor. Y por último, en este caso tenemos la resolución favorable de la autorización de sanción por estudios.

Le dieron seis meses, por eso no tiene derecho a TIE. Necesita una autorización de regreso
para poder volver a España porque no tiene TIE ni la puede tener en estos momentos. En algunos momentos del año también necesitaremos el billete de vuelta, el billete de avión de vuelta a España. Una vez tengamos la documentación correcta, la guardaremos. Otra vez en OPI, común, extranjería, esenciales, regreso, año correspondiente, AR, nombre y apellidos.

Como el usuario nos habrá mandado una tabla con sus datos personales, la copiaremos y la pegaremos en la hoja correspondiente en nuestro Excel. Los regresos los enviaremos a la oficina de extranjería uno a uno. Copiaremos sus datos aquí, enviaremos un correo a cita regresos con los datos del solicitante y con este asunto y adjuntaremos la documentación de la solicitud. Cuando la oficina de extranjería nos indique, mediante correo electrónico, que la autorización de regreso está lista para ser recogida, se lo haremos saber al usuario y el usuario tendrá que acudir en el horario establecido a la dirección indicada con toda la documentación que ha presentado por correo electrónico en papel y su pasaporte original para poder recoger la autorización de regreso y llevársela de viaje.

REEL-Procesos administrativos. OPII. Subir carta de aceptación a AIRE de un alumno incoming

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Este documento detalla el proceso para cargar la carta de aceptación en la aplicación «AIRE» para estudiantes internacionales entrantes (incoming).

Preparación para la Carga de Documentos

  1. Contexto Inicial:
    • Antes de iniciar el proceso, el estudiante debe haber completado una solicitud a través de la aplicación «AIRE». Tras recibir la aceptación por parte de la institución, la Oficina de Programas Internacionales e Intercambio (OPII) procederá a generar la estancia del alumno y emitir la carta de aceptación.

Procedimiento de Carga de la Carta de Aceptación

  1. Acceso a la Sección de Estancias Entrantes:

    • Navegue a la sección «Estancias», y luego seleccione «Entrantes» para acceder a los registros de estudiantes internacionales que están por llegar.
  2. Selección del Programa:

    • Dentro de la categoría «Programa», especifique «Direct» para filtrar correctamente según el tipo de programa de intercambio en el que el alumno ha sido aceptado.
  3. Localización del Estudiante:

    • Identifique al estudiante que ha sido aceptado y cuya carta de aceptación está lista para ser cargada. Utilice la función de búsqueda ingresando el nombre del solicitante o cualquier otro dato relevante para facilitar la búsqueda. Asegúrese de que el filtro corresponda al curso académico correcto, por ejemplo, 2023-2024.
  4. Carga de la Carta de Aceptación:

    • Una vez localizado el registro del estudiante, procedente, por ejemplo, de Canadá, acceda al icono de edición (simbolizado como un lapicito) asociado a su registro.
    • Aunque una copia de la carta de aceptación haya sido enviada previamente por email al estudiante, también se debe subir al sistema «AIRE» para su registro oficial.
    • Seleccione la opción «Ver documento adjunto» seguido de «Adjuntar», e indique que el documento a cargar corresponde a una «carta de aceptación» («acceptance letter»).
    • Elija el archivo correspondiente, previamente firmado por la directora de la oficina, desde su ubicación de almacenamiento y proceda a cargarlo al sistema mediante la opción «Upload».
  5. Finalización del Proceso:

    • Tras confirmar que el documento se ha cargado correctamente, cierre y guarde los cambios para completar el proceso de carga de la carta de aceptación.

Este procedimiento asegura que la documentación necesaria para los estudiantes internacionales entrantes se gestione de manera eficiente y quede adecuadamente registrada en la aplicación «AIRE».


Transcripción Literal

Hola, buenas. Ahora vamos a explicar cómo se sube la carta de aceptación al AIRE de un alumno incoming.

El alumno previamente, a través del aire, ha realizado una solicitud. Una vez que la universidad, que la escuela de la universidad lo ha aceptado, desde la OPII se genera la estancia. Una vez que se la ha generado y le hemos emitido la carta de aceptación, la vamos a subir al AIRE. Para ello vamos a Estancias, Entrantes, que son nuestros alumnos incomings. Y en Programa tenemos que indicar Direct. Como sabemos cuál es el alumno que ha sido aceptado y la carta ya está firmada por la directora de la oficina, vamos a subírsela al AIRE. En este caso la alumna se llama así. De ese solicitante se puede hacer la búsqueda. Pinchamos fuera. Es del curso académico 23-24. Filtramos.

Y aquí la tenemos. Es una alumna que procede de Canadá. A esta alumna le hemos mandado una copia de la carta de aceptación por email y desde la ficha, desde este lapicito, vamos a subirle la carta, aunque se la hemos enviado por email, también se la subimos aquí en el aire. Ver documento adjunto. Adjuntar. Aquí ponemos que es una acceptance letter. Y vamos a seleccionar el fichero que en este caso lo tengo aquí en esta unidad. Firmado por la directora es esta alumna. Le damos a Upload.

A ver, se está cargando, se sube a aceptar. Y aquí ya podéis ver que la hemos subido. Cerrar y guardar. Así es como subimos una carta de aceptación de un alumna en camino.

REEL-Procesos administrativos. OPII. Finalizar una estancia en AIRE

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Acceso a la Información de Estancia

  1. Navegación hacia Estancias Salientes:
    • Diríjase al apartado «Estancias Salientes» en la aplicación «AIRE» para acceder al listado de todas las estancias generadas previamente.
  2. Selección de la Estancia a Finalizar:
    • Busque y seleccione la estancia específica que desea cerrar. Esto se hace accediendo al perfil de la persona correspondiente y eligiendo la opción de estancia marcada como «no comenzada». Haga clic para proceder.

Actualización de Fechas y Trámites

  1. Registro de Fechas:
    • En la pantalla que aparece, ingrese la fecha de inicio y la fecha de regreso de la estancia. Asegúrese de que las fechas sean precisas y, luego, guarde la información.
  2. Gestión de Trámites:
    • Diríjase a la sección «Trámites» y actualice el estado de la estancia a «Pendiente Cuestionario», indicando que el proceso está en espera de la cumplimentación del cuestionario final por parte del alumno.

Completar la Ficha Económica

  1. Relleno de la Ficha Económica:
    • Complete la ficha económica con los detalles de la liquidación proporcionados, incluyendo conceptos como dietas, locomoción y traslados. Especifique la partida correspondiente, ya sea STT o STA, según el caso.
    • Ingrese el importe, utilizando comas para los decimales en lugar de puntos, y la fecha actual. A continuación, añada esta información al sistema.

Finalización y Archivo de la Estancia

  1. Envío al Mobility Tool:
    • Con los trámites completados, los alumnos que están en el estado «Pendiente Cuestionario» se trasladan a la «Mobility Tool», una plataforma que les enviará automáticamente el cuestionario necesario para finalizar su estancia.
  2. Finalización de la Estancia:
    • Una vez el cuestionario ha sido enviado a través de la «Mobility Tool», regrese a la sección «Trámites» en la aplicación «AIRE» y proceda a finalizar formalmente la estancia.
    • Actualice el estado para reflejar que la estancia ha sido concluida y archive el expediente correspondiente.

Siguiendo estos pasos, se garantiza el cierre adecuado de la estancia en la aplicación «AIRE», cumpliendo con todos los requisitos administrativos y financieros necesarios.


Transcripción Literal:

Vamos a explicar ahora cómo finalizar una estancia en AIRE.

Teniendo todas las estancias generadas nos vamos ahora a estancias salientes. Entramos en la persona que vayamos a buscar y queramos cerrar la estancia, es estancia no comenzada y pinchamos.

En esta pantalla ponemos la fecha de inicio y la fecha de regreso. Guardamos. Nos vamos a trámites y en trámites pasamos al estado de pendiente cuestionario.

También podemos rellenar la ficha económica con los datos de la liquidación que nos hayan traído. Solo rellenamos el concepto, que es dietas, locomoción y traslados la partida, si es PAS o PDI, es decir, STT o STA.

El importe, teniendo en cuenta que no se pueden poner puntos, que es con comas y la fecha del día, y se añade.

Ya tenemos todo, con todos estos trámites las personas que están en pendiente cuestionario se pasan a la mobility tool. La mobility tool es una plataforma que les enviará un cuestionario. Una vez enviado el cuestionario, nosotros volvemos a trámites y ya finalizamos la estancia.

Pasamos al siguiente estado y se archiva el expediente.

REEL-Procesos administrativos. OPII. Generar estancia en AIRE

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Este vídeo proporciona una guía detallada para generar una estancia en la aplicación «AIRE» para alumnos que han solicitado una beca.

Inicio del Proceso

  1. Acceso a la Información del Alumno:

    • Navegue hasta la sección de «Llamadas» para localizar al alumno deseado. Los alumnos que han solicitado becas se registran previamente en el apartado «Solicitudes».
    • Asumiendo que ya se cuenta con la aceptación del destino por parte del alumno, proceda a generar la estancia. Este proceso inicia con la búsqueda específica de la llamada relacionada con la beca en cuestión.
  2. Selección de la Beca:

    • Identifique y seleccione la llamada correspondiente a la beca del alumno, considerando que existen varias opciones como Promuela, Erasmus 131, entre otras. Esto se hace a través del ícono de edición («lapicito») ubicado en la opción de la llamada seleccionada.

Generación de la Estancia

  1. Acceso a Solicitudes:

    • Dentro de la llamada, diríjase al apartado «Solicitudes», donde encontrará las solicitudes generadas previamente por cada alumno con un destino asignado.
  2. Localización del Alumno:

    • Para encontrar al alumno específico al que se le generará la estancia, utilice el filtro de «Solicitante» ingresando el nombre, apellido, o el DNI (número identificativo) del alumno.
  3. Verificación y Avance de Estado:

    • Revise el estado de la solicitud del alumno, que avanza a través de varios estados durante el proceso:
      • Alumno Acepta: Indica que el alumno ha aceptado el destino asignado.
      • Alumno Recibe Documentación: Significa que la Oficina de Programas Internacionales e Intercambio (OPII) ha enviado al alumno las instrucciones para tramitar su estancia con el destino.
      • Documentación Enviada a Destino: Señala que el alumno ha enviado su solicitud a la universidad de destino.
  4. Generación de la Estancia:

    • Una vez el alumno ha sido aceptado por el destino, proceda a generar la estancia seleccionando el botón correspondiente. Confirme la acción y guarde los cambios.

Al completar estos pasos, la estancia del alumno quedará generada en el sistema «AIRE», marcando la conclusión exitosa del proceso de asignación y aceptación de la beca para estancias internacionales.

Transcripción literal:

Hola, buenas. Vamos a explicar a continuación cómo se genera una estancia en el aire.

Lo que tenemos que hacer primero es ir a llamadas y buscar el alumno. Un alumno cuando solicita una beca ya está registrado aquí en solicitudes, ¿vale? Entonces nosotros, como ya tenemos la aceptación por destino del alumno, vamos a generar la estancia. Pero como os comentaba, esto se hace a través de la búsqueda de llamada.

Buscamos la llamada que corresponda, porque hay varias becas. Tenemos la Promuela, Erasmus 131… bueno, hay varias becas. Y desde aquí, desde el lapicito en editar, entramos a esa llamada. Una vez dentro, vamos a solicitudes porque como os he comentado, cada alumno ya tiene su solicitud generada.

Estos son los alumnos que tienen ya un destino asignado y estamos esperando la aceptación de los
destinos. Una vez destino acepta, generamos la estancia del alumno, con lo cual vamos a buscar ahora el alumno al cual le vamos a generar la estancia. Desde solicitante se pone el nombre o el apellido, o desde el DNI también se puede hacer la búsqueda, y es esta.

Esta alumna, como veis, aquí desde estado de solicitud, se va pasando conforme se avanza en la tramitación, el estado. Esto, alumno acepta, significa que el alumno aceptó el destino que se le asignó. Alumno recibe documentación, es que nosotros desde la OPII le hemos mandado las instrucciones de cómo tramitar con destino. Una vez que le hemos mandado las instrucciones, pasamos al siguiente estado.

Documentación enviada a destino significa que el alumno ha enviado la solicitud a la universidad en destino. Pasamos al siguiente estado y lo que os comentaba, una vez que el alumno ha sido aceptado por destino, generamos la estancia desde este botón. Pinchamos aquí, decimos que aceptar y guardamos.

Así ya tenemos la estancia generada del alumno. ¿Veis? Estancia generada.