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REEL-Procesos administrativos. TELECO. Convocatorias ofertas

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Guía para Ofertar un TFG/TFM en la Aplicación EBRON

Esta guía describe el proceso para ofertar Trabajos Fin de Grado (TFG) y Trabajos Fin de Máster (TFM) a través de la aplicación EBRON, una herramienta clave para la gestión y defensa de estos proyectos académicos.

Acceso a EBRON

  • Inicie sesión en EBRON y diríjase al apartado «Plazos de Oferta» para comenzar el proceso de ofertar un TFG o TFM.

Definición de Plazos para Propuestas

  • En «Plazos de Oferta», establezca los periodos durante los cuales los docentes podrán presentar sus propuestas de proyectos, distinguiendo entre oferta pública y oferta concertada.

Oferta Pública

  • La oferta pública implica proyectos ofertados por docentes sin un alumno asignado, disponibles para que los estudiantes consulten y seleccionen durante una convocatoria abierta.
  • Para crear un plazo para la oferta pública, seleccione «Crear plazo» y asigne un nombre representativo, como «Oferta Pública Junio». Defina la titulación aplicable y marque la opción correspondiente a oferta pública. Establezca las fechas de inicio y fin durante las cuales los docentes pueden presentar sus propuestas.

Oferta Concertada

  • Los proyectos concertados resultan de acuerdos directos entre alumnos y tutores, quienes suben una propuesta de proyecto ya asignada a un estudiante específico.
  • El procedimiento para establecer un plazo para ofertas concertadas es similar al de la oferta pública, pero se especifica que se trata de una oferta concertada en el sistema.

Convocatoria para Alumnos

  • Tras aprobar las propuestas de los docentes y generar un listado de trabajos, defina las fechas en las que los estudiantes podrán seleccionar los proyectos que les interesen a través de su intranet en EBRON.
  • Establezca un periodo que respete los mínimos y máximos definidos en la normativa actual, por ejemplo, un mínimo de 10 días y un máximo de 20 días para la selección de trabajos por parte de los estudiantes.

Finalización y Publicación

  • Una vez definidos todos los plazos y detalles de la convocatoria, tiene la opción de guardar la propuesta como borrador o publicarla directamente.
  • Al seleccionar «Publicar», se enviarán notificaciones a los docentes para que comiencen a presentar sus trabajos y, posteriormente, a los estudiantes para informarles sobre el periodo de selección de proyectos.

Transcripción Literal

Vamos a desarrollar el apartado de la oferta. Esta es la fase inicial para las defensas, para la gestión y defensas de los TFG-TFM.

Para ello, entramos en EBRONy vamos al apartado de plazos de oferta. Aquí lo que vamos a definir son los plazos para presentar las propuestas de los TFG-TFM. Tenemos que distinguir dos formas de hacerlo porque puede presentarse una oferta pública o una oferta concertada.

En el caso de la oferta pública son trabajos que los profesores ofertan sin asignar a ningún alumno para publicarlos y aquellos alumnos que los alumnos puedan ver el listado de trabajos ofertados y posteriormente en una convocatoria abierta para los alumnos, que ellos puedan seleccionar los trabajos que les interesa.

Y otro apartado es la oferta de trabajos concertados. Los trabajos concertados llevan un proceso diferente porque los alumnos hablan directamente con los tutores, acuerdan un trabajo y ya suben una propuesta de trabajo con el alumno asignado.

Entonces, en ambos casos tenemos que entrar por aquí, por donde hemos entrado, que es plazos de oferta, y creamos un plazo. Vamos a crear primero, por ejemplo, el de la oferta pública. Siempre le damos al mismo botón, que es crear plazo. Lo podemos designar con el nombre que queramos. Por ejemplo, voy a crear este nombre, oferta pública junio. La oferta pública tiene que estar definida previamente al inicio del curso, al menos con la normativa actual. Eso hay que revisarlo para saber cuándo se abren los plazos.

Le ponemos el nombre que queramos para definirla. Seleccionamos dentro de las titulaciones que tenemos asignadas como RT, la titulación para la que vamos a abrir esta oferta. En este caso, la titulación es la de la oferta. En este caso, en este apartado de aquí, definimos qué tipo de oferta queremos que sea. En este caso, estamos con la oferta pública. Así que marcamos este check. Ha cambiado un poco el perfil. Y aquí abajo, ahora definimos el día que queremos que se puedan presentar las ofertas. En este caso, solo van a poder presentar las ofertas los tutores, los profesores.

Entonces, definimos un plazo. Aleatoriamente indicamos, bueno, como es junio, vamos a seleccionar el mes de junio. Seleccionamos, por ejemplo, este día, el día 1. Y decimos que puedan empezar a presentar las ofertas, pues, por ejemplo, desde las 7 de la mañana, por ejemplo. Definimos también un día límite para que puedan presentar los profesores en la asociación. Por ejemplo, podemos decir que acabe en el mes de julio, el día 5, por ejemplo, y que les dejamos hasta todo el día, hasta la noche. Por ejemplo, hasta las 23.59. Este será el último momento en que los profesores podrán presentar sus propuestas. Aquí abajo presentamos la fecha límite para que una vez presentadas las propuestas, desde el departamento, puedan revisarlas y las puedan validar. Pues, como hemos dicho que era hasta el 5 de julio, tiene que ser una fecha posterior. Por ejemplo, podemos hasta el día 10 de julio y dejamos que lo hagan hasta la noche, para que tengan todo el día para revisar. Y posteriormente tenemos que indicar otra fecha para que la CAD de la ERT pueda validar definitivamente la fecha posterior. También podemos definir otras propuestas. Obviamente tendrá que ser una fecha posterior a la del departamento. Es como hemos definido el mes de julio, pues, por ejemplo, ponemos aquí hasta el día 14 y lo mismo, definimos hasta la noche para que esté todo el día. Se puede poner la hora que se quiera. Vale, y esta es la fecha de aceptación. Normalmente suele coincidir o se puede poner otra, también no tiene por qué coincidir. Ponemos, por ejemplo, el día 10 de julio. El día 17, también, aquí, hasta la última hora. Esta será la fecha última ya para aceptar las propuestas.

En este caso, como era una oferta pública, tenemos que definir posteriormente a que estén aprobadas las propuestas de los profesores y se genere un listado de trabajos que los alumnos puedan seleccionar, tenemos que definir la convocatoria de los alumnos, las fechas en las que los alumnos podrán entrar en su intranet en la gestión de los TFG, TFM, que será una vez que entren ahí, entrarán en EBRON.

Aquí vamos a definir las fechas en que los alumnos podrán entrar y verán el listado de trabajos que se ha aprobado aquí previamente y podrán seleccionar aquellos trabajos que les interesen. Para ello, como será en el curso siguiente, pues, ya será a partir de septiembre, podemos definir que sea septiembre o la fecha que la ERT haya decidido. Por ejemplo, podemos decir que empiece en el día 11, que los alumnos ya puedan el día 11 seleccionar los trabajos que les interesan. Tenemos que mirar en la normativa aprobada cuál es el plazo mínimo y máximo que se define para esta convocatoria. En la normativa actual es un mínimo de 10 días, y máximo de 20. Así que, pues, aleatoriamente, por ejemplo, vamos a poner que este sea el día inicial, que puedan empezar, pues, ya por la mañana, que sea a las 7, por ejemplo, a elegir, y que el último día sea también septiembre, y que puedan estar seleccionando trabajos, pues, hasta el día 27, tal y como sea. También a la noche normalmente definimos última hora del día para que puedan entrenar a lo largo de todo el día. Este será el último día que los alumnos puedan ya seleccionar esos trabajos.

Una vez que se cierre este plazo, tenemos que definir el día en que nosotros, la ERT, cerrado el plazo que los alumnos han seleccionado los trabajos, entremos e iniciemos el proceso para que la propia aplicación asigne los trabajos a los alumnos. Tendrá que ser una fecha posterior al cierre. Podemos decir, por ejemplo, que sea el día siguiente, que nos vamos a septiembre, decimos que sea el día siguiente, ponemos la fecha, ejemplo, pues, 7 de la mañana también, para que lleguemos por la mañana y podemos iniciar el proceso.

Y ya está. Con esto ya, ya hemos generado la convocatoria. La podemos guardar como borrador, si queremos hacerlo previamente y tenerla ya guardada, en cuyo caso, pincharemos aquí en guardar como borrador, o si queremos, lo podemos publicar directamente.
Si lo guardamos como borrador, se nos habrá quedado dentro de la titulación, dentro de todas las ofertas que hay, se nos habrá quedado aquí con el nombre que hemos designado y el formato borrador. Para que, llegado el día que nos interese y queramos publicar, simplemente tendremos que entrar aquí de nuevo, en editar y le daremos a publicar.

Le damos a publicar y ya nos aparecerá como publicado. La acción de publicar lo que hará será enviar una notificación a todos los alumnos, de la ERT y a todos los profesores. Bueno, inicialmente a los profesores, para que sepan que ya pueden entrar a presentar sus trabajos y posteriormente, cuando sea la convocatoria de los alumnos, para que los alumnos sepan que ya ha llegado el momento en que ellos pueden entrar a seleccionar los trabajos.

REEL-Procesos administrativos. TELECO. Visión general

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Descripción

En este documento, se detallan las funcionalidades y la estructura de la plataforma Ebrón para facilitar su uso por parte de los servicios administrativos

Acceso y Navegación Principal

Al acceder a EBRON, los usuarios se encuentran con una interfaz que incluye una barra de herramientas horizontal ubicada en la parte superior de la pantalla. Esta barra contiene todas las funcionalidades necesarias para administrar los procesos relacionados con los TFG-TFM.

Proceso de Gestión en EBRON

  1. Plazos de Oferta:
    • El proceso inicia con la apertura de plazos para la presentación de propuestas de TFG-TFM por parte de los alumnos y profesores. Para gestionar esta etapa, es necesario acceder al apartado correspondiente en la barra de herramientas.
  2. Revisión de Propuestas:
    • Tras la presentación de propuestas, se procede a su revisión. Esta tarea se realiza accediendo a una sección específica destinada para este fin, donde se examinan las propuestas presentadas.
  3. Defensas:
    • Con las propuestas revisadas y aprobadas, el siguiente paso es organizar las defensas. En esta fase, se generan los tribunales y se asignan los días, horas y miembros del tribunal de defensa. Este proceso se gestiona desde el apartado de defensas en la barra de herramientas.

Otras Funcionalidades

  • Configuración: Permite ajustar diversos parámetros de la plataforma, como la activación de notificaciones, duración de las defensas y plazos para subsanar documentación requerida.
  • Notificaciones: Se define el contenido de los mensajes que se enviarán a los distintos usuarios del sistema, incluyendo tribunal, tutores y alumnos.
  • Listados: Proporciona acceso a información detallada sobre las propuestas y defensas, incluyendo indicadores relevantes.
  • Gestión Documental: Establece los requisitos documentales que deben cumplir los alumnos para su defensa.
  • Movilidad: Sección dedicada a alumnos en programas de movilidad, con funcionalidades adaptadas a sus necesidades.
  • Manuales: La plataforma ofrece manuales detallados para todos los usuarios del sistema, proporcionando una referencia útil en caso de dudas.

Transcripción Literal del vídeo

Hola, vamos a trabajar con la aplicación EBRON. Es la aplicación para gestionar las defensas, la oferta y las defensas de los TFG-TFM.

Para ello, inicialmente vamos a ver unas primeras pinceladas de esta aplicación. Y bueno, como veréis, entramos y es una pantalla muy llana y con todo lo que vamos a trabajar es con esta barra de aquí arriba, toda esta barra horizontal gris.

Y bueno, inicialmente así un poquito para saber el proceso inicial es saber que cuando abramos los plazos de oferta, los alumnos presentarán y los profesores sus propuestas de oferta de TFG-TFM.

Tendremos que venir inicialmente a este apartado de aquí, a los plazos de oferta. Posteriormente, para revisar las propuestas que se han presentado, tendremos que acudir a este otro apartado de aquí. Lo veremos, lo desarrollaremos posteriormente. Y luego, finalmente, una vez están revisadas las propuestas y aprobadas, para finalizar el proceso, vendremos a este apartado de aquí, que ya son las defensas.

Se generarán los tribunales, se revisarán las propuestas presentadas por los alumnos para defender y se generarán y se asignarán los días, la hora y los tribunales de defensa. Además de esto, tenemos otras entradas en el programa para mirar las propuestas que se han presentado. Para mirar que podemos describir someramente, que es el apartado de configuración. Aquí en este apartado podemos ver una serie de parámetros en donde podemos definir, aquí podemos detallar si queremos o no que se envíen notificaciones. Esto es importante si queremos hacer unas pruebas inicialmente y no queremos que se envíen. Por ejemplo, aquí está marcado y así nos enviarán notificaciones ni a profesores ni a alumnos. Podemos definir el tiempo de las defensas, cuánto va a durar, los días o el tiempo también que queremos definir para subsanar. Si tienen que subsanar los alumnos, la documentación que se les requiera, etc.

Aquí se puede ver más apartados. Aquí también tenemos un apartado de notificaciones. En este apartado se definen los mensajes que se va a enviar al tribunal, a los tutores, a los alumnos. Y podemos ver el historial también de todo lo que se ha enviado. Este apartado es importante de revisar, se explicará más adelante.

Aquí tenemos otro apartado de listados. También es importante para obtener la información de lo que se ha ofertado, lo que se defiende, indicadores, etc. Lo revisaremos también un poquito más adelante.

Y luego tenemos este otro apartado de la gestión documental, que es lo que vamos a exigir a los alumnos que suban para su defensa. Aquí definiremos, lo miraremos también un poquito más adelante.

Luego finalmente hay un apartado de movilidad específico para los alumnos que se han ido o que vienen en movilidad. En movilidad.

Y luego aquí nos facilitan también unos manuales con más detalle para que podemos entrar y ver por si hay dudas. Tanto para nosotros como ERT, para los compañeros internacionales, los alumnos, el tribunal, los tutores, etc. Que podemos nosotros también consultar. Si nos preguntan información, pues tener aquí la información.

REEL-Procesos administrativos. ALUMNI. Revisión solicitud de baja cuyo usuario es recién titulado

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Este vído detalla el procedimiento para gestionar solicitudes de baja en Alumni UPV PLUS específicamente para usuarios que son recién titulados. El enfoque es proporcionar claridad sobre los beneficios disponibles y garantizar una toma de decisiones informada por parte del usuario.

Revisión de la Solicitud

  1. Acceso al Perfil del Usuario:
    • Inicie el procedimiento accediendo al perfil del usuario solicitante, haciendo clic en el nombre del destino para abrir su ficha de usuario.
  2. Evaluación de la Condición del Usuario:
    • Identifique que el usuario es un recién titulado y ha solicitado la baja de Alumni UPV PLUS, a menudo tras recibir el correo de bienvenida y sin hacer uso del servicio.

Información sobre la Membresía para Recién Titulados

  1. Proceso de Alta Automática:
    • Al solicitar su título y abonar las tasas correspondientes, los recién titulados tienen la opción de marcar su interés por ser parte de Alumni UPV. Al seleccionar esta opción, se procesa automáticamente su alta en Alumni UPV PLUS, acompañado de un correo de bienvenida.
  2. Beneficios del Primer Año:
    • Informe al usuario que, como recién titulado, dispone de un año gratuito de membresía en Alumni UPV PLUS. Este período sin costo es una oportunidad para explorar y aprovechar los servicios ofrecidos.

Comunicación con el Usuario

  1. Explicación de Términos Posterior al Primer Año:
    • Comunique claramente que, tras el primer año gratuito, se generará automáticamente un recibo de membresía anual de 30 euros para aquellos que estén trabajando, o de 15 euros si el usuario se encuentra en situación de desempleo y así lo ha comunicado.
  2. Opciones de Baja:
    • Explique que para proceder con la baja, se asignará temporalmente una forma de pago (tarjeta o recibo). Si el pago no se realiza dentro de los quince días siguientes a su generación, el recibo se cancelará automáticamente, y se tramitará la baja del usuario de manera automática.

Decisión del Usuario

  • Tras recibir esta información, el usuario podrá tomar una decisión informada sobre si desea aprovechar el año gratuito de membresía en Alumni UPV PLUS o proceder con su solicitud de baja.

Este procedimiento asegura que los usuarios recién titulados estén plenamente informados sobre los beneficios de su membresía en Alumni UPV PLUS y las opciones disponibles tras el primer año gratuito. El objetivo es brindar soporte y claridad, facilitando así una experiencia positiva para el usuario.

Transcripción del Vídeo

Acceder a esta de aquí, como siempre, clicando encima del nombre del destino y así se abre
la ficha del usuario. Y entonces vemos que esta persona, en el resumen, es recién titulada
y nos ha solicitado la baja.

Los recién titulados, cuando solicitan el título, que pagan las tasas en el trámite de solicitud de título, ellos pueden marcar la opción de que quieren ser Alumnis. En el caso de esta persona, al efectuar el pago de tasas lo ha marcado, con lo cual automáticamente ya se tramita su alta y le llega un correo de bienvenida.

Entonces, al recibir ese correo, esta persona nos ha solicitado la baja y el motivo es que no utiliza el servicio. Lo que haríamos en estos casos, al ser recién titulado, es contactar con el usuario para indicarle que dispone de un año gratuito de Alumni UPV PLUS. Y que, pasado ese año, se le generaría el recibo de 30 euros si está trabajando o 15 si está en situación de desempleo y no se ha aportado tarde. Y ahí él podría validar o esta persona podría validar si quiere continuar siendo Alumni UPV PLUS, o quiere realmente darse de baja del servicio.

Y para tramitar la baja, simplemente con poner forma de pago tarjeta o recibo, ahí no se cobra ni se genera el recibo, pero este recibo tiene una duración de quince días. Si a los quince días no ha efectuado el pago, este recibo se borra de manera automática. Y en ese momento se tramita su baja de manera automática.

Con lo cual, le explicaríamos esto al usuario para que, si lo considera durante este año, estaría como Alumni UPV PLUS, de manera gratuita.

REEL-Procesos administrativos. ALUMNI. Revisión solicitud de baja cuyo usuario no ha llegado a la fecha de renovación

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Contenido:

Este vídeo detalla el proceso de revisión y actuación frente a solicitudes de baja de miembros de Alumni UPV PLUS, asegurando una gestión adecuada y considerada de las membresías activas.

Revisión del Perfil del Solicitante

  1. Acceso al Perfil:
    • Inicie el proceso abriendo el perfil del miembro que ha solicitado la baja, verificando la integridad y actualidad de la información contenida en su ficha.
  2. Evaluación de la Última Titulación y Contribución:
    • Identifique la fecha de la última titulación registrada, por ejemplo, 2003.
    • Revise el historial de contribuciones del miembro, notando la fecha del último pago efectuado y la fecha de vencimiento de la membresía actual, por ejemplo, pago realizado en noviembre de 2022 con vencimiento en noviembre de 2023.

Comunicación con el Miembro

  1. Consulta sobre la Baja:
    • Contacte al miembro para confirmar su deseo de darse de baja de Alumni UPV PLUS, especialmente si aún cuenta con meses de membresía pagados por adelantado, ofreciendo mantenerlo activo hasta la fecha de vencimiento acordada.
  2. Corrección de Errores:
    • Corrija cualquier error encontrado durante la revisión del perfil, como fechas de vencimiento incorrectas, asegurando que la información refleje precisamente el estado actual de la membresía.

Gestión de la Forma de Pago

  1. Especificaciones según la Forma de Pago:
    • Si el miembro tiene configurada la tarjeta como forma de pago, informe que la cuota se generará en la próxima fecha de vencimiento (por ejemplo, el 14 de noviembre de 2023). Si el pago no se efectúa dentro de los 15 días siguientes, el sistema procederá automáticamente a cancelar la membresía.

Finalización de la Membresía

  1. Opción de No Renovación:
    • Explique al miembro que puede optar por no renovar su membresía simplemente no pagando la cuota generada, lo que resultará en una baja automática después del periodo de gracia de 15 días.
  2. Mantención de Servicios Gratuitos:
    • Asegure al miembro que, aun después de la baja de Alumni UPV PLUS, retendrá acceso a servicios gratuitos como el correo electrónico de por vida.

Revisión de Solicitudes de Baja Adicionales

  1. Informe de Solicitudes de Baja:
    • Revise regularmente el informe de solicitudes de baja para gestionar de manera proactiva las bajas de otros usuarios que hayan solicitado salir de Alumni UPV PLUS.

Este procedimiento tiene como objetivo garantizar una comunicación efectiva y una gestión transparente de las solicitudes de baja, ofreciendo a los miembros claridad sobre sus opciones y asegurando que su decisión sea informada y considerada.

Transcripción Original

Iríamos al primero, abriríamos su perfil clicando encima y entonces lo que haríamos es, como siempre, pues mirar a ver su ficha, si está completa y vemos en este caso que su titulación más reciente es del 2003 y lo que haríamos es actualizarlo.

Vale, vemos que su última titulación es 2003 y aprovecharíamos quizás para marcar por ejemplo, vemos que falta, iríamos a la contribución, vemos que esta persona el último pago lo realizó en noviembre del 2022 y que le tocaría renovar en noviembre del 2023. Entonces, como aún estamos en julio, ha solicitado la baja, tiene efectuado el pago de la cuota en noviembre del 2022, con lo cual tiene unos cuantos meses por delante que están cubiertos con ese pago de cuota, con lo cual en estos casos lo que haríamos es contactar con la persona y preguntarle, consultarle si realmente quiere la baja de Alumni UPV PLUS o le mantenemos dado de alta hasta la fecha que le corresponde, que sería noviembre del 2023.

Esto vemos aquí, vamos a revisar estos datos porque vemos que el alta se hizo el 14 del 11 del 2022 y la fecha de vencimiento, en este caso estamos viendo aquí hay un error que está el 14 del 11 del 2024. Esto lo arreglaríamos y pondríamos 2023 porque es cuando le vence, que es la misma fecha próxima de pago y tiene forma de pago tarjeta. ¿Esto qué significa? Que en principio no se lo vamos a cobrar directamente, o sea, no es como cuando tiene en forma de pago domiciliación bancaria, que se les avisa que se va a proceder al cobro de la cuota cuando se genera la cuota siguiente, pero tardamos unos días en cargarlo en la cuenta, con lo cual la persona puede solicitar la baja.

Pero en este caso tarjeta lo que hacemos es que se generaría la cuota el 14 de noviembre del 2023 y si esta persona durante los siguientes quince días no efectúa el pago de la cuota, automáticamente a los quince días se borra el recibo y se tramita su baja de manera automática. Con lo cual lo que hacemos normalmente es llamarles y contarles esta opción, o sea, que si
tiene cubierto hasta noviembre del 2023, pues le podemos dejar hasta noviembre del 2023 activo y en esa fecha, simplemente con no pagar el recibo, esta persona automáticamente se borrará su membresía a la Alumni UPV PLUS, que es lo que nos está solicitando aquí, para que no tener que seguir pagando la cuota y la membresía a Alumni UPV se queda… esa es gratuita y esa es de por vida.

Con esa se mantienen los servicios en, por ejemplo, de correo electrónico de por vida. Lo que vamos a hacer es revisar el informe de solicitudes de baja, que tenemos varias bajas de varios usuarios que han solicitado la baja.

REEL-Procesos administrativos. ALUMNI. Validar una solicitud de baja

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Este documento describe el procedimiento para gestionar la solicitud de baja en Alumni UPV PLUS, especialmente en casos donde a los usuarios recién titulados se les ha aplicado la renovación automática tras su primer año gratuito.

Inicio del Proceso de Baja

  1. Acceso al Perfil del Usuario:
    • Inicie el proceso seleccionando el nombre del usuario en cuestión para abrir su perfil en una nueva pestaña.

Revisión de la Situación del Usuario

  1. Evaluación de la Titulación y Fecha:
    • Verifique la fecha en la que el usuario obtuvo su titulación. Por ejemplo, si se tituló en julio de 2022 y considerando que los recién titulados disfrutan de un año gratuito, la renovación automática se habría activado en julio de 2023.
  2. Motivo de la Baja:
    • Tenga en cuenta el motivo proporcionado por el usuario para solicitar la baja, comúnmente porque no utiliza el servicio.

Procedimiento de Baja

  1. Eliminación de la Contribución:
    • Diríjase al apartado de contribuciones del perfil del usuario y proceda a eliminar la contribución generada por la renovación.
  2. Edición de la Membresía:
    • Localice la membresía de Alumni UPV Plus en periodo de gracia y seleccione «Editar».
    • Elimine la fecha del próximo pago, la cuota, la forma de pago y el tipo de pago, dejando estos campos vacíos.
  3. Cancelación de la Membresía:
    • Cambie el estado de la membresía a «Cancelado» y guarde los cambios. Asegúrese de que todas las fechas relevantes sean correctas antes de finalizar.

Finalización del Proceso de Baja

  1. Confirmación de la Baja:
    • Regrese a la pantalla principal y actualice el registro de actividad del usuario para reflejar que la solicitud de baja de Alumni ha sido completada correctamente.
  2. Validación de la Solicitud de Baja:
    • En la pantalla principal de CiviCRM, acceda al informe de solicitudes de baja Alumni y proceda a validar la baja para el primer usuario listado.

Resumen del Procedimiento

Este proceso garantiza que la solicitud de baja del usuario en Alumni UPV PLUS sea manejada de manera eficiente, respetando su deseo de cancelar la membresía tras el período gratuito o la renovación automática. La correcta eliminación de contribuciones y la actualización del estado de la membresía aseguran la finalización adecuada del servicio para el usuario, manteniendo la integridad de los registros en el sistema.


Transcripción Literal

Nombre del destino, pincharíamos encima y abrimos una nueva pestaña, y entonces revisaríamos su titulación, cuándo se tituló. Vemos que se tituló en 2022, con lo cual ya hace un año, con lo cual se le ha generado ahora lo que es la renovación.

Como los recién titulados tienen un año gratuito y esta persona se tituló en julio del 2022, pues ahora julio del 2023 en principio deja de ser gratuito y se le ha generado la contribución. Entonces, esta persona que nos ha solicitado dar la baja indica que el motivo de la baja es que no utiliza el servicio, con lo cual tramitaríamos su baja.

¿Cómo tramitamos su baja? Lo primero que hacemos es irnos a contribuciones y eliminamos la contribución, y luego nos iríamos a la membresía. Vemos que está aquí, en periodo de gracia, la membresía de Alumni UPV Plus. La editaríamos, clicamos en editar. Lo que hacemos es quitar
la fecha próximo pago, borrar la cuota, eliminar la forma de pago y el tipo de pago, y luego todo esto en el apartado de forma de pago. Lo dejaríamos todo vacío.

En la primera parte, lo que haríamos es cambiar el estado de la membresía a cancelado y le daríamos a guardar. En el resto, revisamos que todas las fechas estén correctas, que en este caso vemos que está todo correcto, y le daríamos a guardar. Con lo cual, esta persona actualmente está como miembro de Alumni UPV gratuito, y ya le hemos dado de baja la membresía de Alumni UPV Plus, ya está cancelada.

Entonces, lo que haríamos es ir otra vez a la pantalla principal, al tipo de actividad. Vemos en el cuadro que está el nombre del destino y el tipo de actividad. Si iríamos ahora al tipo de actividad, solicitud de baja Alumni, clicaríamos encima y entonces editaríamos esta pantalla para marcar como estado de actividad completo, ya que hemos tramitado su baja.

Le daríamos a guardar y entonces nos aparece otra vez la pantalla principal, con lo cual actualizaríamos esta pantalla y ya desaparece su solicitud de baja.

Ahora lo que vamos a hacer es validar una solicitud de baja. Nos iríamos a la pantalla principal de CiviCRM y encontramos aquí el cuadro de informe de solicitudes de baja Alumni. Vamos al primer usuario.

REEL-Procesos administrativos. ALUMNI. Crear un evento en CiviCRM

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Este documento describe el procedimiento para crear y configurar un nuevo evento dentro de la plataforma de gestión utilizada, detallando cada paso necesario para asegurar su correcta publicación y accesibilidad.

Acceso al Panel de Control de Eventos

  1. Navegación:
    • Desde la pantalla principal de la plataforma, acceda al menú ubicado en la parte superior y seleccione «Eventos».
  2. Creación de Evento:
    • Aunque el proceso de creación de un nuevo evento se inicia en «Nuevo Evento», este documento se enfoca en revisar y configurar eventos ya creados para ejemplificar la estructura y los campos requeridos.

Revisión de Eventos Existentes

  1. Panel de Control de Eventos:
    • En «Eventos», acceda al «Panel de Control». Haga clic en uno de los eventos listados para abrir su configuración.

Configuración del Evento

  1. Información y Ajustes:
    • Dentro de la configuración del evento, seleccione «Información y Ajustes» para editar los detalles clave del evento.
  2. Tipo de Evento y Rol por Defecto:
    • Especifique el tipo de evento, como una reunión, y defina el rol por defecto para los participantes, generalmente «asistente».
  3. Detalles del Evento:
    • Ingrese el «Título del Evento» y complete la «Descripción» detallando la naturaleza y los objetivos del evento. La descripción puede incluir, si es aplicable, el formulario de inscripción.
  4. Fechas y Capacidad:
    • Defina el inicio y la finalización del evento con las fechas y horas correspondientes. Si existe un límite en el número de participantes, especifíquelo en «Número máximo de participantes».
  5. Configuraciones Adicionales:
    • Marque las opciones para hacer el evento público y activo. En «Eventos campo extra», adjunte una fotografía con las dimensiones especificadas de 300 píxeles de ancho por 183 de alto.

Localización del Evento

  1. Detalles de la Localización:
    • En la pestaña «Localización del Evento», introduzca la dirección donde se celebrará el evento. Si la localización ya existe en la plataforma, seleccione «Usar localización existente». Para nuevos lugares, complete la dirección detallada y guárdela.

Publicación del Evento

  • Finalice la configuración y confirme la creación del evento guardando todos los cambios realizados. Esto asegurará la correcta publicación del evento en la plataforma, permitiendo su acceso y visualización por parte de los participantes potenciales.

Este procedimiento proporciona una guía clara para la creación y configuración de eventos en la plataforma de gestión, facilitando la divulgación y organización de actividades de manera eficiente.

Transcipción Literal

Tenemos aquí en la pantalla principal, en el menú de arriba, tenemos aquí eventos. Lo que vamos a hacer ahora es crear un nuevo evento.

Si acaso, para comentar cómo crear un nuevo evento, el nuevo evento se crearía desde aquí, desde este menú, el nuevo evento. Pero para no estar rellenando los campos, vamos a revisar los que ya están creados.

Iríamos al panel, en eventos, panel de control, lo abriríamos, clicaríamos encima y vemos que ahora mismo tenemos 4 eventos creados. Estos eventos, para verlos, tenemos aquí la opción de configurar, lo abriríamos, información y ajustes, y se abre esta pantalla, en la cual tenemos la configuración del evento.

Entonces, en información y ajustes, lo que hacemos es marcar el tipo de evento. En este caso, es una reunión. El rol por defecto es asistente. Y en lista de participantes no pondríamos nada.

Luego, a continuación, tenemos título del evento. Escribiríamos ahí el título del evento. El resumen del evento no incorporamos aquí nada. Y en completar la descripción, pondríamos aquí de qué se trata el evento.

Generalmente, aquí introducimos el formulario de inscripción, que esto lo contaremos en otro vídeo. Y luego, aquí a continuación, es cuándo comienza el evento, la fecha y la hora, y cuándo finaliza el evento, la fecha y la hora.

Número máximo de participantes, en este caso no tenemos límite, pero en algunas visitas a museos sí que tenemos límite, si no nos lo da el museo. Entonces, si son 25 plazas, pues ahí marcamos 25.

Luego, a continuación, tenemos que marcar en las opciones, marcaríamos evento público y si el evento está activo. Marcaríamos esas dos opciones. Y luego, en eventos campo extra, lo que hacemos es subir una fotografía con el tamaño que indica aquí. La imagen ha de ser de 300 píxeles de ancho por 183 de alto. Entonces, esta imagen la preparamos previamente y luego
la subiríamos, la juntaríamos aquí.

Luego, por otro lado, en localización del evento, que es otra de las pestañas que encontramos, introducimos dónde se va a celebrar el evento. En este caso, pues ahí ya hemos celebrado varios eventos en esta localización y entonces marcamos aquí usar localización existente. Pero si es una nueva localización, crearíamos la nueva localización introduciendo la calle, la dirección completa, vaya.

Y la daríamos a guardar y listo.
De esta manera se crea el evento en la página web.

REEL-Procesos administrativos. ALUMNI. Reenvio de correo

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Procedimiento para Reutilizar y Modificar un Correo Electrónico en la Plataforma de Gestión de Correos

Este documento detalla el proceso para reutilizar y enviar un correo electrónico previamente enviado o programado, aplicable especialmente en el contexto de promocionar actividades recurrentes o modificar contenidos para nuevas campañas.

Selección del Correo a Reutilizar

  1. Acceso a Correos Programados y Enviados:
    • Desde la interfaz principal de la plataforma de gestión de correos, navegue hasta el menú ubicado en la parte superior y seleccione «Envío de correos» seguido de «Correos programados y enviados».
  2. Elección del Correo:
    • Identifique y seleccione el correo electrónico que desea reutilizar de la lista disponible.

Reutilización y Modificación del Correo

  1. Opción de Reutilización:
    • Haga clic en la opción «Reutilizar» o «Reenviar correo» asociada al correo seleccionado para abrir el menú de edición del correo.
  2. Revisión y Edición:
    • Revise los datos preexistentes del correo para asegurar que se ajustan a las necesidades de la nueva campaña. Realice las modificaciones necesarias, como el texto del correo, destinatarios adicionales o cambios en el diseño.
  3. Inclusión de Elementos de Identidad:
    • Verifique que el correo incluya elementos identificativos obligatorios, como la cabecera de Alumni y el pie de página, para mantener la coherencia visual y cumplir con los estándares de comunicación.

Prueba y Envío del Correo

  1. Prueba de Envío:
    • Antes de proceder al envío definitivo, realice una prueba dirigiéndose al menú «Mailing» y enviando una versión de prueba a la dirección de correo de Alumni o la dirección deseada para revisión.
  2. Revisión de la Prueba:
    • Revise el correo de prueba recibido para confirmar que todos los elementos se visualizan correctamente y el contenido es el adecuado.
  3. Envío Final:
    • Tras verificar que el correo cumple con todos los requisitos y ajustes necesarios, proceda al envío final seleccionando los destinatarios y confirmando la acción de envío.

Este procedimiento permite maximizar la eficiencia en la gestión de campañas de correo electrónico, facilitando la reutilización de contenidos y asegurando la correcta adaptación y revisión antes del envío final. La práctica de enviar pruebas antes del envío definitivo es crucial para mantener la calidad y efectividad de las comunicaciones.

Transcripción Literal

En este caso lo que vamos a ver es un correo electrónico que queramos reutilizar porque estamos promocionando alguna actividad que ya hemos enviado un primer correo y queremos reutilizar y enviar un segundo o modificarlo y volverlo a enviar.

Iríamos al menú de arriba, envío de correos, correos programados y enviados, clicaríamos ahí y entonces seleccionaríamos el correo que nos interesa reutilizar y como vemos aquí en el menú aparece reutilizar, clicaríamos ahí, reenviar correo.

Esto nos lleva al menú de envío de correo con lo cual revisaríamos que todos los datos están correctos conforme lo que queramos enviar, si hay que añadir o modificar alguna cosa se modificaría. Vemos también que en este caso como es un correo nuestro de Alumni lleva incorporado la cabecera de Alumni y el pie de página del correo que siempre tiene que estar en cualquier caso.

Volveríamos ahí a Mailing, al menú principal y haríamos una prueba de envío. Cambiaríamos aquí, pondríamos el correo de Alumni y le daríamos enviar prueba. Con lo cual nos entraría aquí, aquí ha entrado la prueba, entonces revisaríamos que está todo correctamente, volveríamos al correo, le daríamos a siguiente y cuando aparezcan aquí los destinatarios, que en este caso ya aparece, le daríamos a enviar correo.

REEL-Procesos administrativos. ALUMNI. Enviar un correo

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Contenido:

A continuación lo que vamos a hacer es ver cómo se envían en un nuevo correo y iríamos aquí al menú que aparece aquí arriba, en envío de correos, nuevo envío de correos.

Clicaríamos ahí y entonces lo que haríamos es ir completando los campos, nombre del envío, en plantilla no ponemos nada, ya parece que lo mandamos desde el correo de Alumni, ya está configurado y sale desde el correo de Alumni@upv.es que es nuestro correo, luego destinatarios aquí normalmente lo que hacemos es utilizar un grupo inteligente, esto lo contaremos en otro
vídeo.

En este caso cuando queremos hacer un envío masivo a toda nuestra base de datos seleccionamos Alumni UPV más Alumni UPV PLUS y entonces ahí aparecen los destinatarios. No son todos los que tenemos, son todos los que han marcado que sí que quieren recibir correo masivo.

Y aquí en el asunto pues completaríamos también la información sobre el correo. Aquí el cuerpo del correo y nos iríamos aquí arriba en encabezado y pie de página y si es un correo que mandamos desde Alumni le pondríamos la cabecera de Alumni y aquí en pie de página siempre hay que poner el pie de página del correo, la acción pie de página del correo.

Y entonces nos iríamos al mailing, ya nos aparece aquí, siempre haríamos una prueba, enviaríamos aquí en enviar correo electrónico de prueba a, ahí pondríamos la dirección de Alumni que no aparece por defecto, aparece la dirección con la cual yo estoy logueada, hay que cambiarla y poner Alumni@upv.es y le daríamos a enviar prueba.

En este caso ahora no nos deja porque faltan campos por completar pero simplemente sería enviar la prueba, revisar en el correo que ha entrado correctamente y si está correcto iríamos a siguiente, que en este caso no nos deja marcarla, pero iríamos a siguiente y luego a continuación le daríamos a enviar.

REEL-Procesos administrativos. ALUMNI. Revisar contribuciones

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Contenido:

Vamos a comenzar revisando las contribuciones.

Entonces, en el menú, en la pantalla principal de Civi, iríamos al menú que está aquí en la barra superior, que aparece Contribuciones, Módulo de Pagos Offline, en Procesar Contribuciones. Clicaríamos ahí.

Entonces, en Seleccionar el tipo de pago, que es la primera pantalla que nos aparece de Procesar Pagos, el tipo de pago simplemente es Seleccionar Reboot. Aquí, en este caso, vemos que hoy tenemos 97. Clicaríamos en la opción de Ver Reporte y abriríamos en una nueva pestaña.

Aquí aparecerían todos los usuarios que tenemos hoy para revisar, para validar que pueda generarse la contribución y que puedan pagar y, en principio, mantenerse como Alumnis UPV
Plus. Entonces, empezamos por la primera.

Revisamos generalmente el nombre y nos iríamos a los datos de identificación para coger su DNI. Cogemos el DNI sin la letra y nos iríamos a la intranet. En la intranet nos iríamos al apartado de lo que gestiona o gestión de acreditaciones, consultas e incidencias y abriríamos ahí una pantalla. Pegamos el DNI en la casilla de DNI y le damos a Buscar y comprobamos que es la misma usuaria.

Entonces, revisamos ahí los datos de teléfono. En principio, lo copiaríamos y nos iríamos aquí y lo pegaríamos en caso que no estuviera correctamente. Luego, si hay un móvil, lo que hacemos es añadir uno nuevo. Y lo que hacemos también es revisar los correos electrónicos. Tenemos aquí, en esta vista, tenemos el correo electrónico de la UPV y el correo electrónico externo.

Entonces, normalmente lo que hacemos es coger el correo electrónico externo y lo ponemos como correo personal y lo marcamos como principal. Lo pegaríamos aquí, que en este caso ya está, y lo seleccionaríamos aquí como principal.

Y vemos que tiene dos correos de la UPV, que es este mismo correo que aparece aquí. Entonces, con esta pantalla, en principio, ya no tendríamos que hacer ya ninguna otra comprobación. Le daríamos a Guardar. Ya tendríamos el teléfono, el correo electrónico revisado, la titulación.

En principio, la aplicación hace una revisión automática. Vemos que esta se ha realizado hoy. Aparece ahí la titulación. Si no apareciera la titulación con el DNI, nos iríamos a otra vista que tenemos en la intranet. Dentro de Servicios, Alumni, en Consultas Ayuda Alumni CV. Entonces, aquí introduciríamos su DNI y comprobaríamos que la última titulación es la que aparece aquí, que es correcta en este caso.

Y entonces, ¿qué datos revisamos de la ficha? Revisamos el correo, revisamos el móvil, revisamos también la titulación. Vemos los datos de vinculación que en colectivo se aparece
titulado. Aquí también podemos ver que el colectivo vigente que tiene es Alumni. Pero podría ser también PAS. Entonces, también se podría añadir aquí.

En este caso, es titulada. Dejamos ahí titulada. Aquí en validación, lo que hacemos para que se puedan generar, validarla y generar las contribuciones, es marcar que sí que validamos que es titulada, porque ya lo hemos comprobado. Marcamos que no es PAS y ni PDI, que no es estudiante, que no es colegiada, no es jubilada y no es desempleada.

Entonces, nos vamos a datos profesionales. Aquí hemos visto que al no estar jubilada ni estar desempleada, no tiene edad y no tiene documento jubilado. Y la situación laboral marcamos que es en activo. Esto lo editaríamos y marcaríamos que es en activo en caso de que no aparezca.

Y ya nos iríamos a la membresía a revisar que la siguiente membresía, que en este caso ha marcado la acción de domiciliación bancaria, se va a generar con la fecha que corresponde.

REEL-Procesos administrativos. ALUMNI. Crear nuevo formulario inscripción evento

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Contenido:

En este caso vamos a generar un nuevo formulario a partir de uno que ya tenemos creado.

Lo que hacemos normalmente es que estos formularios ya están diseñados y los replicamos.
Cuando lo replicamos, que se genera un duplicado tal cual, luego ese duplicado lo tenemos que modificar y vincularlo al evento correspondiente.

Aquí en este caso tenemos un evento y el formulario está aquí. Abriríamos el vínculo, se abre el formulario y entonces lo que haríamos es copiar el código. Lo exportaríamos en las opciones que tenemos aquí.

Vemos que está Node Export, lo seleccionaríamos todo, lo copiamos y nos iríamos aquí a agregar contenido en otro menú que aparece aquí en la pestaña superior. En agregar contenido, en Node Export Import, clicaríamos en Paste Code. Entonces ahí lo pegamos y le damos a importar. Y ya se abre aquí el enlace para poder editarlo y vincularlo con el nuevo evento.

Cambiaríamos aquí toda la información. Le iríamos dando a guardar. Aquí por ejemplo en Civi es donde nosotros vinculamos, en el menú que aparece arriba en Civi, es donde vinculamos el evento. Aquí en Event Registration Clicaríamos aquí y lo vincularíamos con el nuevo evento.

En este caso lo tenemos vinculado al evento del cual lo hemos replicado. En caso de crear un nuevo evento, lo vincularíamos al nuevo evento. Y luego aquí en Adicional Options tenemos aquí una etiqueta. Entonces lo que haremos es quitar aquí esta etiqueta que va también vinculada al evento anterior y lo modificaríamos y pondríamos el nuevo evento, la etiqueta, y le daríamos a guardar.

Luego, ¿qué más hay que revisar? Hay que revisar los correos electrónicos de cada formulario. Entonces en el menú del formulario, que aparece Formulario Web, bajo tenemos Componentes de Formulario, Condicionales, Form Validation, Correos Electrónicos.

Iríamos a Correos Electrónicos, se nos abre el menú, en Operaciones iríamos a Editar y entonces aquí iríamos a la parte donde aparece el texto. Y en este caso el evento que tenemos es un evento que es tanto que la gente asiste personalmente como que se conectan online. Entonces en este caso revisaríamos si tenemos que cambiar el enlace de Zoom. Todo esto hay que actualizarlo y le daríamos a guardar configuración de correo.

Luego también tenemos aquí en Editar, en las opciones de ruta URL, que modificar, en este caso se genera una automáticamente. Si no nos convence porque queda muy larga, lo podemos desclicar esto y cambiar aquí la URL para que quede como nosotros queramos y le daríamos a guardar.

De esta manera ya tenemos cambiado ahí el formulario y el enlace lo copiaríamos, nos iríamos al evento, editaríamos y lo introduciríamos aquí. Pondríamos a insertar el vínculo y pegaríamos ahí el nuevo formulario. Y esto en cada evento que creamos se replica.