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Procedimiento para Reutilizar y Modificar un Correo Electrónico en la Plataforma de Gestión de Correos

Este documento detalla el proceso para reutilizar y enviar un correo electrónico previamente enviado o programado, aplicable especialmente en el contexto de promocionar actividades recurrentes o modificar contenidos para nuevas campañas.

Selección del Correo a Reutilizar

1. Acceso a Correos Programados y Enviados:
   • Desde la interfaz principal de la plataforma de gestión de correos, navegue hasta el menú ubicado en la parte superior y seleccione «Envío de correos» seguido de «Correos programados y enviados».
2. Elección del Correo:
   • Identifique y seleccione el correo electrónico que desea reutilizar de la lista disponible.

Reutilización y Modificación del Correo

1. Opción de Reutilización:
   • Haga clic en la opción «Reutilizar» o «Reenviar correo» asociada al correo seleccionado para abrir el menú de edición del correo.
2. Revisión y Edición:
   • Revise los datos preexistentes del correo para asegurar que se ajustan a las necesidades de la nueva campaña. Realice las modificaciones necesarias, como el texto del correo, destinatarios adicionales o cambios en el diseño.
3. Inclusión de Elementos de Identidad:
   • Verifique que el correo incluya elementos identificativos obligatorios, como la cabecera de Alumni y el pie de página, para mantener la coherencia visual y cumplir con los estándares de comunicación.

Prueba y Envío del Correo

1. Prueba de Envío:
   • Antes de proceder al envío definitivo, realice una prueba dirigiéndose al menú «Mailing» y enviando una versión de prueba a la dirección de correo de Alumni o la dirección deseada para revisión.
2. Revisión de la Prueba:
   • Revise el correo de prueba recibido para confirmar que todos los elementos se visualizan correctamente y el contenido es el adecuado.
3. Envío Final:
   • Tras verificar que el correo cumple con todos los requisitos y ajustes necesarios, proceda al envío final seleccionando los destinatarios y confirmando la acción de envío.

Este procedimiento permite maximizar la eficiencia en la gestión de campañas de correo electrónico, facilitando la reutilización de contenidos y asegurando la correcta adaptación y revisión antes del envío final. La práctica de enviar pruebas antes del envío definitivo es crucial para mantener la calidad y efectividad de las comunicaciones.

Transcripción Literal

En este caso lo que vamos a ver es un correo electrónico que queramos reutilizar porque estamos promocionando alguna actividad que ya hemos enviado un primer correo y queremos reutilizar y enviar un segundo o modificarlo y volverlo a enviar.

Iríamos al menú de arriba, envío de correos, correos programados y enviados, clicaríamos ahí y entonces seleccionaríamos el correo que nos interesa reutilizar y como vemos aquí en el menú aparece reutilizar, clicaríamos ahí, reenviar correo.

Esto nos lleva al menú de envío de correo con lo cual revisaríamos que todos los datos están correctos conforme lo que queramos enviar, si hay que añadir o modificar alguna cosa se modificaría. Vemos también que en este caso como es un correo nuestro de Alumni lleva incorporado la cabecera de Alumni y el pie de página del correo que siempre tiene que estar en cualquier caso.

Volveríamos ahí a Mailing, al menú principal y haríamos una prueba de envío. Cambiaríamos aquí, pondríamos el correo de Alumni y le daríamos enviar prueba. Con lo cual nos entraría aquí, aquí ha entrado la prueba, entonces revisaríamos que está todo correctamente, volveríamos al correo, le daríamos a siguiente y cuando aparezcan aquí los destinatarios, que en este caso ya aparece, le daríamos a enviar correo.

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Contenido:

A continuación lo que vamos a hacer es ver cómo se envían en un nuevo correo y iríamos aquí al menú que aparece aquí arriba, en envío de correos, nuevo envío de correos.

Clicaríamos ahí y entonces lo que haríamos es ir completando los campos, nombre del envío, en plantilla no ponemos nada, ya parece que lo mandamos desde el correo de Alumni, ya está configurado y sale desde el correo de Alumni@upv.es que es nuestro correo, luego destinatarios aquí normalmente lo que hacemos es utilizar un grupo inteligente, esto lo contaremos en otro
vídeo.

En este caso cuando queremos hacer un envío masivo a toda nuestra base de datos seleccionamos Alumni UPV más Alumni UPV PLUS y entonces ahí aparecen los destinatarios. No son todos los que tenemos, son todos los que han marcado que sí que quieren recibir correo masivo.

Y aquí en el asunto pues completaríamos también la información sobre el correo. Aquí el cuerpo del correo y nos iríamos aquí arriba en encabezado y pie de página y si es un correo que mandamos desde Alumni le pondríamos la cabecera de Alumni y aquí en pie de página siempre hay que poner el pie de página del correo, la acción pie de página del correo.

Y entonces nos iríamos al mailing, ya nos aparece aquí, siempre haríamos una prueba, enviaríamos aquí en enviar correo electrónico de prueba a, ahí pondríamos la dirección de Alumni que no aparece por defecto, aparece la dirección con la cual yo estoy logueada, hay que cambiarla y poner Alumni@upv.es y le daríamos a enviar prueba.

En este caso ahora no nos deja porque faltan campos por completar pero simplemente sería enviar la prueba, revisar en el correo que ha entrado correctamente y si está correcto iríamos a siguiente, que en este caso no nos deja marcarla, pero iríamos a siguiente y luego a continuación le daríamos a enviar.

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Vamos a comenzar revisando las contribuciones.

Entonces, en el menú, en la pantalla principal de Civi, iríamos al menú que está aquí en la barra superior, que aparece Contribuciones, Módulo de Pagos Offline, en Procesar Contribuciones. Clicaríamos ahí.

Entonces, en Seleccionar el tipo de pago, que es la primera pantalla que nos aparece de Procesar Pagos, el tipo de pago simplemente es Seleccionar Reboot. Aquí, en este caso, vemos que hoy tenemos 97. Clicaríamos en la opción de Ver Reporte y abriríamos en una nueva pestaña.

Aquí aparecerían todos los usuarios que tenemos hoy para revisar, para validar que pueda generarse la contribución y que puedan pagar y, en principio, mantenerse como Alumnis UPV
Plus. Entonces, empezamos por la primera.

Revisamos generalmente el nombre y nos iríamos a los datos de identificación para coger su DNI. Cogemos el DNI sin la letra y nos iríamos a la intranet. En la intranet nos iríamos al apartado de lo que gestiona o gestión de acreditaciones, consultas e incidencias y abriríamos ahí una pantalla. Pegamos el DNI en la casilla de DNI y le damos a Buscar y comprobamos que es la misma usuaria.

Entonces, revisamos ahí los datos de teléfono. En principio, lo copiaríamos y nos iríamos aquí y lo pegaríamos en caso que no estuviera correctamente. Luego, si hay un móvil, lo que hacemos es añadir uno nuevo. Y lo que hacemos también es revisar los correos electrónicos. Tenemos aquí, en esta vista, tenemos el correo electrónico de la UPV y el correo electrónico externo.

Entonces, normalmente lo que hacemos es coger el correo electrónico externo y lo ponemos como correo personal y lo marcamos como principal. Lo pegaríamos aquí, que en este caso ya está, y lo seleccionaríamos aquí como principal.

Y vemos que tiene dos correos de la UPV, que es este mismo correo que aparece aquí. Entonces, con esta pantalla, en principio, ya no tendríamos que hacer ya ninguna otra comprobación. Le daríamos a Guardar. Ya tendríamos el teléfono, el correo electrónico revisado, la titulación.

En principio, la aplicación hace una revisión automática. Vemos que esta se ha realizado hoy. Aparece ahí la titulación. Si no apareciera la titulación con el DNI, nos iríamos a otra vista que tenemos en la intranet. Dentro de Servicios, Alumni, en Consultas Ayuda Alumni CV. Entonces, aquí introduciríamos su DNI y comprobaríamos que la última titulación es la que aparece aquí, que es correcta en este caso.

Y entonces, ¿qué datos revisamos de la ficha? Revisamos el correo, revisamos el móvil, revisamos también la titulación. Vemos los datos de vinculación que en colectivo se aparece
titulado. Aquí también podemos ver que el colectivo vigente que tiene es Alumni. Pero podría ser también PAS. Entonces, también se podría añadir aquí.

En este caso, es titulada. Dejamos ahí titulada. Aquí en validación, lo que hacemos para que se puedan generar, validarla y generar las contribuciones, es marcar que sí que validamos que es titulada, porque ya lo hemos comprobado. Marcamos que no es PAS y ni PDI, que no es estudiante, que no es colegiada, no es jubilada y no es desempleada.

Entonces, nos vamos a datos profesionales. Aquí hemos visto que al no estar jubilada ni estar desempleada, no tiene edad y no tiene documento jubilado. Y la situación laboral marcamos que es en activo. Esto lo editaríamos y marcaríamos que es en activo en caso de que no aparezca.

Y ya nos iríamos a la membresía a revisar que la siguiente membresía, que en este caso ha marcado la acción de domiciliación bancaria, se va a generar con la fecha que corresponde.

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En este caso vamos a generar un nuevo formulario a partir de uno que ya tenemos creado.

Lo que hacemos normalmente es que estos formularios ya están diseñados y los replicamos.
Cuando lo replicamos, que se genera un duplicado tal cual, luego ese duplicado lo tenemos que modificar y vincularlo al evento correspondiente.

Aquí en este caso tenemos un evento y el formulario está aquí. Abriríamos el vínculo, se abre el formulario y entonces lo que haríamos es copiar el código. Lo exportaríamos en las opciones que tenemos aquí.

Vemos que está Node Export, lo seleccionaríamos todo, lo copiamos y nos iríamos aquí a agregar contenido en otro menú que aparece aquí en la pestaña superior. En agregar contenido, en Node Export Import, clicaríamos en Paste Code. Entonces ahí lo pegamos y le damos a importar. Y ya se abre aquí el enlace para poder editarlo y vincularlo con el nuevo evento.

Cambiaríamos aquí toda la información. Le iríamos dando a guardar. Aquí por ejemplo en Civi es donde nosotros vinculamos, en el menú que aparece arriba en Civi, es donde vinculamos el evento. Aquí en Event Registration Clicaríamos aquí y lo vincularíamos con el nuevo evento.

En este caso lo tenemos vinculado al evento del cual lo hemos replicado. En caso de crear un nuevo evento, lo vincularíamos al nuevo evento. Y luego aquí en Adicional Options tenemos aquí una etiqueta. Entonces lo que haremos es quitar aquí esta etiqueta que va también vinculada al evento anterior y lo modificaríamos y pondríamos el nuevo evento, la etiqueta, y le daríamos a guardar.

Luego, ¿qué más hay que revisar? Hay que revisar los correos electrónicos de cada formulario. Entonces en el menú del formulario, que aparece Formulario Web, bajo tenemos Componentes de Formulario, Condicionales, Form Validation, Correos Electrónicos.

Iríamos a Correos Electrónicos, se nos abre el menú, en Operaciones iríamos a Editar y entonces aquí iríamos a la parte donde aparece el texto. Y en este caso el evento que tenemos es un evento que es tanto que la gente asiste personalmente como que se conectan online. Entonces en este caso revisaríamos si tenemos que cambiar el enlace de Zoom. Todo esto hay que actualizarlo y le daríamos a guardar configuración de correo.

Luego también tenemos aquí en Editar, en las opciones de ruta URL, que modificar, en este caso se genera una automáticamente. Si no nos convence porque queda muy larga, lo podemos desclicar esto y cambiar aquí la URL para que quede como nosotros queramos y le daríamos a guardar.

De esta manera ya tenemos cambiado ahí el formulario y el enlace lo copiaríamos, nos iríamos al evento, editaríamos y lo introduciríamos aquí. Pondríamos a insertar el vínculo y pegaríamos ahí el nuevo formulario. Y esto en cada evento que creamos se replica.

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A continuación vamos a ver cómo se buscan y se unifican contactos duplicados.

Iríamos al menú de arriba en contactos y marcaríamos buscar y unificar contactos duplicados. Clicaríamos ahí y entonces aquí podríamos utilizar diferentes reglas para buscar estos contactos duplicados. En este caso vamos a usar la de correo electrónico.

Aquí en buscar y unificar contactos duplicados, la pantalla que nos aparece seleccionaríamos el grupo de Alumni UPV y Alumni UPV Plus, le daríamos a continuar y aquí nos aparecen los contactos que actualmente están duplicados.

Entonces iríamos a combinar, nos aparece ahí el listado, iríamos a la derecha en el menú
aparece intercambiar, combinar o nos duplicado. En este caso vamos a darle a combinar, marcaríamos el primer usuario y le daríamos combinar y entonces lo que hacemos es que nos aparecen en dos columnas los usuarios para que comparemos los datos. De esta manera podemos elegir los datos que nos interesen para que no se quede el perfil sin alguno de los datos que necesitamos.

Entonces vamos a revisar todo, vemos ahí que el identificador externo, que además se puede ver el usuario y entre paréntesis que este es el duplicado, este es el que en principio se borrará y de aquí pasaremos datos en caso que lo necesitemos al que nos vamos a quedar. Entonces vemos ahí que el identificador externo está aquí, es correcto.

Vemos el nombre, lo vamos a copiar en minúscula porque lleva los acentos. Vemos ahí que tiene el correo electrónico correctamente, bueno la fecha de nacimiento, el sexo, la profesión. En este caso nos vamos a llevar a que añadir uno nuevo, si vemos algún correo electrónico que no nos aparece en la columna lo podemos añadir.

En este caso tenemos todos los datos aquí y en el otro lado no tenemos nada y ya le daríamos combinar y ver el resultado para ver que lo hemos hecho correctamente.

Ya estaría. Se podría revisar la ficha de la usuaria para ver que está todo correctamente.